Sözleşme Tanımları

Sözleşme, iki veya daha fazla taraf arasında belirli bir konu üzerinde karşılıklı hak ve yükümlülüklerin belirlendiği, yazılı veya elektronik ortamda düzenlenen ve tarafların onayı ile yürürlüğe giren bir anlaşmadır. Sözleşmeler, tarafların ilişkilerini düzenlemek, sorumlulukları netleştirmek ve oluşabilecek uyuşmazlıkları en aza indirmek amacıyla oluşturulur.

QDMS Now'da sözleşme; tedarikçiler, müşteriler, taşeronlar veya diğer üçüncü taraflarla yapılan anlaşmaların takip edilmesi ve yönetilmesi için kullanılır. Bu sözleşmeler hizmet alımı, dış kaynaklı işler, kalibrasyon, belgelendirme veya malzeme tedariki gibi çeşitli operasyonel süreçlerle ilişkili olabilir.

Sözleşme kaydı, anlaşılan hizmetlerin ve bunlara bağlı yükümlülüklerin dijital olarak takip edilip yönetilmesini sağlar. Bu süreç, işletmenin hem operasyonel hem de yasal gerekliliklerini karşılayarak verimliliği artırmayı amaçlar.

Sözleşme yönetimi, EAM sistemlerinin temel bileşenlerinden biridir ve işletmelerin maliyet, performans ve risk yönetimini daha etkin bir şekilde yapmasına olanak tanır.

EAM Sistemlerinde Sözleşme Yönetiminin Avantajları

• Merkezi Yönetim: Tüm sözleşmeler tek bir dijital platformda saklanır ve yönetilir. Bu, bilgilerin kolay erişilebilir olmasını sağlar.
• Otomatik Uyarılar: Sözleşme yenileme tarihleri, garanti süresi bitişleri veya bakım anlaşmalarına ilişkin sürelerin takibi için otomatik hatırlatıcılar oluşturulabilir.
• Maliyet Kontrolü: Sözleşmeler üzerinden yapılan harcamalar analiz edilerek maliyet optimizasyonu yapılabilir.
• Yasal Uyum: Sözleşmelerin yürürlükteki yasalara uygunluğu kolayca denetlenebilir ve kayıtlara erişim kolaylaşır.
• Performans İzleme: Tedarikçilerin veya taşeronların performansı, sözleşme şartlarına uygunluk açısından değerlendirilebilir.
• Risk Yönetimi: Sözleşme şartları, gecikmeler veya ihlaller gibi riskler dijital sistem üzerinden daha hızlı ve etkili bir şekilde yönetilebilir.

Sözleşme Tanımı İşlemleri

Sözleşme listeleme sayfasında ve kayıt sayfasında, excele aktarma, filtreleme, alan görünürlüklerinin değiştirilmesi gibi standart fonksiyonların tamamı çalışmaktadır. Genel Sistem Kullanımı başlığı altında bu standart fonksiyonlar detaylandırılmıştır.

Sözleşme Tanımlama Sayfası

Bu sayfa, yeni bir sözleşme tanımı oluşturmak veya mevcut bir sözleşme tanımını düzenlemek için kullanılmaktadır.

Kodu: Sözleşme Kodu, sözleşme tanımlamak için kullanılan benzersiz bir kodu ifade eder. Kısa ve anlamlı bir kod girilmelidir.

Adı: Sözleşme Adı alanına sözleşmenin açıklaması girilir. Bu açıklama, sözleşmenin kapsamı, kullanıldığı durumlar ve özellikleri hakkında bilgi verir.

Açıklama: Bu alan, sözleşmeye dair ek bir açıklama veya detaylar sağlamak için kullanılabilir. Bu alan isteğe bağlıdır.

Sözleşme Tipi: Bu alan, tanımlanan sözleşemenin türünü belirtir. Bu alana veri girişi yapabilmek için öncelikle Sözleşme Tipi tanımlarının yapılması gerekmektedir.

Sözleşme Durumu: Bu alan, tanımlanan sözleşmenin durumunu belirtir. Aktif, Bekliyor, Yenilenmeyi Bekliyor ve Sonlanmış seçeneklerinden biri seçilebilir.

Otomatik Yenilecek mi?: Bu alan, tanımlanan sözleşmenin otomatik olarak yenilenip yenilenmeyeceği hakkında bilgi verir.

Notlar: Bu alan, sözleşme ile ilgili belirtilmesin gereken notları içerir ve isteğe bağlıdır.

Uyarı Verilecek mi?: Bu alan, sözleşme ile ilgili bildirim gönderilip gönderilmeyeceği hakkında bilgi verir.

Uyarı Verme Eşiği (Gün): Bu alan, "Uyarı verilecek mi?" alanı işaretlendiğinde aktif olmaktadır. Kaç gün öncesinden uyarı alınmak istediği bilgisini içerir.

Uyarı Ayarları: Bu alan, gönderilecek uyarı ile ilgili bilgileri içerir. Uyarının kimlere gönderileceği, başlık ve içerikte ne yazacağı gibi bilgiler bu alanda girilmektedir.

Varlıklar: Bu alan, tanımlanan sözleşmeyle ilgili varlık bilgilerini içerir ve isteğe bağlıdır.

İlişkili Sözleşmeler: Bu alanda tanımlanan sözleşme ile ilişkili olan sözleşmeler bulunmaktadır. Tanımlanan sözleşmeye ait önceki versiyon, yeni versiyon, yenileme anlaşması gibi ilişkili sözleşmeler bu alanda belirtilir.

Ek Dokümanlar: Bu alan, sözleşme ile ilişkilendirilmesi gereken pdf, resim vb. dokümanların eklenmesi için kullanılır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Sözleşme Bilgileri

• Versiyon: Sözleşmenin hangi versiyonu olduğu bilgisini içerir.
• Versiyon Durumu: Sözleşmenin versiyonunun durumunu belirtir. Aktif, Onay Bekliyor, Reddedildi veya Pasif seçeneklerinden biri seçilir. Sözleşmeye ait yeni versiyon onaylanırsa son onaylı versiyonun durumu otomatik olarak pasif seçilir.
• Başlangıç Tarihi: Sözleşmenin hangi tarihte başladığı bilgisini içerir.
• Bitiş Tarihi: Sözleşmenin hangi tarihte sonlanacağı bilgisini içerir. Başlangıç tarihinden küçük değer girilemez.
• Cari Hesap Kartı: Sözleşmenin hangi cari ile imzalandığı bilgisini içerir. Bu alana veri girişi yapabilmek için öncelikle Cari Hesap Kartı tanımlarının yapılması gerekmektedir.
• Sözleşme Değeri: Bu alanda sözleşmenin bedeli tutulur.
• Şartlar: Sözleşmenin şartlarının girileceği alandır ve isteğe bağlıdır.
• Yenilenme Şartlar: Sözleşmenin yenilenme şartlarının girileceği alandır ve isteğe bağlıdır.
• Resimler: Bu alana sözleşme ile ilgili görseller girilir ve isteğe bağlıdır.

Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü

Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü ile ilgili konular Kullanıcı Yönetimi ve Yetkilendirme başlığı altında detaylandırılmıştır.

Sözleşme Yöneticisi Rolü

• Oluşturma: Yeni sözleşme oluşturma yetkisi
• Düzenleme: Sözleşme düzenleme yetkisi
• Silme: Sözleşme silme yetkisi
• Toplu İşlemler: Dışarı aktar, içeri aktar gibi toplu işlemleri yapabilme yetkisi
• Tasarım: Sözleşme ile ilgili sayfaları tasarlayabilme yetkisi

Sözleşme Katılımcı Rolü

• Oluşturma: Yeni sözleşme oluşturma yetkisi
• Düzenleme: Sözleşme düzenleme yetkisi

Tüm Kullanıcılar

• Tüm kullanıcılar oluşturulmuş sözleşmeleri diğer modüllerde kullanabilir

Uyarı ve Hata Mesajları

• Tekil Sözleşme Kodu: Aynı kodla farklı bir sözleşme kaydedilmeye çalışıldığında sistem uyarı verecektir.

• Zorunlu Alanların Boş Bırakılması: Sözleşme kodu veya adı gibi zorunlu alanların doldurulmaması durumunda sistem uyarı verecektir.

• 0’dan küçük olamaz uyarısı: Uyarı Verme Eşiği (Gün) ve Sözleşme Değeri alanları 0’dan küçük girildiğinde sistem uyarı verecektir.

• Geçersiz Bitiş Tarihi: Bitiş Tarihi, Başlangıç Tarihinden büyük seçildiğinde sistem uyarı verecektir.

Kullanıcı İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Detaylı Kayıt Tutun: Sözleşmeye ilişkin her bilgiyi (tarih, kapsam, SLA, taraflar) EAM sistemine eksiksiz şekilde girin.
• Hatırlatıcıları Etkin Kullanın: Sözleşme bitiş tarihleri, garanti süresi ve ödeme takvimleri için otomatik hatırlatıcılar kurarak aksaklıkların önüne geçin.
• Dijital İmzaları Kullanmayı Düşünün: Yasal geçerliliği olan dijital imzalar ile sözleşmelerin daha hızlı ve güvenli bir şekilde onaylanmasını sağlayın.
• Performans Raporları Oluşturun: Sözleşmelerde belirtilen taahhütlerin yerine getirilip getirilmediğini düzenli olarak analiz edin.
• Standart Şablonlar Oluşturun: Farklı sözleşme türleri için standart şablonlar hazırlayın. Bu, süreçleri hızlandırır ve hata payını azaltır.

Sıkça Sorulan Sorular

Sözleşme Kodu Neden Benzersiz Olmalı?

Benzersiz sözleşme kodları, veri doğruluğunu, operasyonel verimliliği ve yasal uyumu artırarak işletme süreçlerinin daha sağlıklı ve güvenli bir şekilde yönetilmesine katkı sağlar.

Sözleşme Tanımı'nda Ne Yazmalıyım?

Sözleşme tanımında, sözleşmenin türünü ve amacını net bir şekilde açıklamanız gerekir. Bu tanım, sözleşmenin kapsamı, kullanıldığı durumlar ve özellikleri hakkında bilgi verir.

Yanlış Bir Sözleşme Tanımlarsam Ne Yapmalıyım?

Yanlış bir tanım yapıldığında, sözleşme kaydını düzenleyebilir veya gerekirse silebilirsiniz.

Bir Sözleşme Kodu veya Tanımı Sonradan Değiştirilebilir mi?

Evet, sözleşme kodu ve tanımı sonradan değiştirilebilir. Ancak bu işlem mevcut kullanılmış kayıtlar üzerinde de etkili olacaktır, bu yüzden dikkatli olunmalıdır. Eğer farklı bir amaç için kullanılmak isteniyorsa yeni bir sözleşme tanımlanmalıdır.

Sözleşme Tipleri ile İlgili Sistemsel Bir Sınır Var mı?

Sözleşme tipleri genellikle sistemde sayısal bir sınıra sahip değildir.