DİF Nedir?
DİF, Düzeltici ve Önleyici Faaliyet demektir. Bir sorunu usulüne uygun ele alma disiplinidir: neyin yanlış gittiğini kaydetmek, neden yanlış gittiğini bulmak, tekrarını engelleyecek bir şey yapmak ve sonrasında bunun işe yaradığını kanıtlamak.
Belirtiyi gidermek DİF değildir. Bir DİF, ancak nedeni ortadan kaldırıldığında ve alınan aksiyonun etkinliği gösterildiğinde tamamlanmış olur.
Üç kayıt tipi
Modüldeki her kayıt, açılırken seçilen üç tipten biridir:
| Tip | Ne zaman açılır | Cevapladığı soru |
|---|---|---|
| Düzeltici | Bir şey zaten yanlış gitmiştir. | Bu neden oldu ve tekrar olmasını nasıl engelleriz? |
| Önleyici | Henüz bir şey yanlış gitmemiştir ama gidebilir. | Buna ne yol açar ve bu ihtimali nasıl ortadan kaldırırız? |
| İyileştirme | Yanlış olan bir şey yoktur. | Bu çalışıyor ama daha iyi çalışabilir — neyi daha iyi yapar? |
Tip, iş akışını değiştirmez; kaydın nasıl raporlandığını ve kapanışta nasıl değerlendirildiğini değiştirir.
İş akışı neden bu kadar çok aşamalı
Bir uygunsuzluk, basit bir açık/kapalı anahtarı yerine çok aşamalı bir yaşam döngüsü yürür; çünkü her aşama farklı bir soruyu cevaplar ve farklı bir sahibi vardır:
- Taslak — ne oldu? Tespit eden kişi kaydeder.
- Açılış onayı — bu gerçekten bir uygunsuzluk mu ve kim ele almalı?
- İlerleme raporu — şu ana kadar ne biliyoruz ve bunun kök neden analizine ihtiyacı var mı?
- Kök neden ve aksiyon planı — neden oldu ve ne yapacağız?
- Kapanış ilerleme raporu — gerçekte ne yaptık ve sonuç ne oldu?
- Kapanış onayı — bu kapatmak için yeterli mi?
- Kapandı — kapatan kişi ve tarih otomatik damgalanır.
Her aşama neyi düzenleyebileceğinizi kısıtlar. Kayıt hâlâ açılış onayını beklerken kök neden ekleyemezsiniz; aksiyon planı ilerledikten sonra kök nedeni yeniden yazamazsınız.
Kök neden analizi yöntemleri
Modül üç çalışma biçimini destekler:
- Standart — yapı olmaksızın serbest metin neden açıklaması.
- 5 Neden — belirtiden nedene doğru inen bir "neden?" soruları zinciri.
- Balık Kılçığı — kategorilere göre gruplanmış neden-sonuç ağacı.
Yöntem ilerleme raporunda seçilir ve kök neden ekranının sizden ne beklediğini belirler.
Başlamadan önce gerekenler
- Uygunsuzluk kaynakları — kayıtların nereden geldiği (denetim, müşteri şikayeti, iç gözlem…).
- Uygunsuzluk kategorileri — kayıtların nasıl sınıflandırıldığı. Kategoriler görev atamasını etkiler; bu liste göründüğünden daha önemlidir.
- Kök neden tanımları — bilinen nedenlerin yeniden kullanılabilir kataloğu.
Bu Kılavuzun Amacı ile devam edin veya doğrudan Uygunsuzluk Kayıtları sayfasına geçin.