Kullanıcı Yönetimi ve Yetkilendirme
QDMS Now'da yetkilendirme birbirinden bağımsız iki düzeyde çalışır ve aradaki farkı anlamak, "bu kişi bunu neden yapamıyor?" sorularının çoğunu çözer.
| Düzey | Cevapladığı soru | Nerede yapılandırılır |
|---|---|---|
| Yetkiler | Bu kullanıcının bu özelliği kullanmasına izin var mı? | Yetki yönetimi ekranında roller ve kullanıcılar üzerinden |
| Kayıt düzeyinde yetkilendirme | Bu kullanıcının bu belirli kayıt üzerinde işlem yapmasına izin var mı? | Üst kayıttaki matrisler — doküman klasörü, risk ana formu, süreç |
Kullanıcının her ikisine de ihtiyacı vardır. Doküman okuma yetkisine sahip olmak, klasörünün yetki matrisi sizi dışarıda bırakan bir dokümanı okumanızı sağlamaz; matriste olmak ise rolünüzde yetki yoksa işe yaramaz.
Kimlik tipleri
Sorumluluklar ve yetkilendirmeler beş kimlik tipini kabul eder:
| Tip | Ne için kullanılır |
|---|---|
| Kullanıcı | Adı belli belirli bir kişi. |
| Rol | Bir işlevsel rolü taşıyan herkes. |
| Kullanıcı grubu | Elle yönetilen belirli bir kişi kümesi. |
| Pozisyon | Organizasyon şemasında o pozisyonu o an kim tutuyorsa. |
| Organizasyon birimi | Bir departman veya sahadaki herkes. |
Adı belli kullanıcılar yerine pozisyonları, rolleri ve grupları tercih edin. Üyelik iş atandığında değil okunduğunda çözümlenir — bu nedenle bir pozisyona yönlendirilen görev, devir teslimden sonra da doğru kişiye ulaşmaya devam eder; adı belli bir kullanıcıya yönlendirilen görev ise o kişiyle birlikte rolden çıkar.
Yetkiler
Yetkiler modül ve fonksiyon bazında düzenlenir; tipik olarak şöyledir:
- Varsayılan — ekranı görme ve kayıtları okuma.
- Oluşturma — yeni kayıt açma.
- Güncelleme — kayıtları düzenleme ve yaşam döngüsünde ilerletme.
- Silme — kayıtları kaldırma.
Bazı işlemler sıradan bir düzenlemeden esaslı biçimde farklı oldukları için kendi ayrı yetkilerini taşır — yayınlanmış bir süreci devreden çıkarma, revizyon başlatma, modül ayarlarını düzenleme.
Yetkiler rollere verilir ve kullanıcılar bunları taşıdıkları rollerden devralır. Yetkiyi doğrudan bir kullanıcıya vermek mümkündür ancak modeli sonradan anlamayı zorlaştırır.
Yetkileri kim verebilir
Yetki vermenin kendisi de bir yetkiye bağlıdır. Bir rolün, kullanıcının veya kullanıcı grubunun İzinler penceresini açmak ilgili Yetkileri yönet hakkını gerektirir; kimin bu ekranı açabileceğini yalnızca bu hak belirler.
Orada nelerin verilebileceği ayrı bir sorudur. Yerleşik admin rolündeki bir kullanıcı her şeyi verebilir. Diğerleri, kendilerinde olsun ya da olmasın, tüm iş modülü yetkilerini verebilir — Doküman Yönetimi, DİF, iş emirleri, risk değerlendirmeleri ve diğerleri. Yönetim alanı ise admin'e ayrılmıştır ve soluk görünür:
- Kullanıcılar, roller, yetki tipleri, organizasyon birimleri, güvenlik günlükleri ve oturumlar
- Müşteriler ve sürümler
- Yönetim → Ayarlar; özellikler, e-posta, saat dilimi ve sohbet ayarları dahil
- Denetim kayıtları, diller ve metin şablonları
- OpenID istemcileri ve kapsamları
- Modüller, Fonksiyon Tasarımcısı ve Görev Çalıştırma Kaydı
- Bir kullanıcı grubunun kendi yetkilerini yönetme
Soluk satırlar işaretlenemez ya da kaldırılamaz, Tümünü seç de onları atlar. Ayrılmış bir yetki yine de sunucuya ulaşırsa kaydetmenin tamamı reddedilir ve reddedilen yetkiler adlarıyla bildirilir — hiçbir şey yarım uygulanmaz.
Kimlik dalı ayrılmış olduğu için bir yetki yöneticisi, yetki yönetme hakkını kendisi dahil kimseye devredemez. Bu çemberi yalnızca admin genişletebilir.
Kayıt düzeyinde yetkilendirme
Birkaç modül, altındaki kayıtları yöneten bir matrisi üst kayda ekler:
| Modül | Matrisin bulunduğu yer | Yönettiği |
|---|---|---|
| Doküman Yönetimi | Doküman klasörü | Okuma, kontrollü/kontrolsüz yazdırma, indirme, revize etme, silme |
| İSG ve Risk | Risk ana formu | Görüntüleme, oluşturma, değerlendirme |
| Süreç Yönetimi | Sürecin kendisi | Bu süreçte kimin işlem yapabileceği |
Hiyerarşi bulunan yerlerde matrisler aşağıya miras kalır — bir doküman klasörü matrislerini üstünden alabilir.
Görevler yetki değildir
Birçok işlemi kapılayan üçüncü bir şey daha vardır: açık bir göreve sahip olmak.
Çeşitli onay işlemleri, rol kontrolü yapmak yerine mevcut kullanıcının o kayıt için devam eden bir görevi olup olmadığını kontrol eder. Bu bilinçlidir — bir yöneticinin, neyi kimin onaylayacağını kod değişikliği yapmadan ve fazladan yetki dağıtmadan durum yapılandırması üzerinden yeniden yönlendirebilmesi anlamına gelir.
Pratik sonucu şudur: tüm yetkilere sahip bir kullanıcı, görev başkasına gittiği için bir kaydı yine de onaylayamayabilir. Bu, sistemin tasarlandığı gibi çalışmasıdır; yanlış yapılandırma değildir.
Yeni bir kullanıcı kurma
- Kullanıcıyı oluşturun ve organizasyon birimine ile pozisyonuna atayın.
- İhtiyaç duydukları yetkileri taşıyan rolleri atayın.
- Dağıtım veya görev yönlendirmesinde kullanılan kullanıcı gruplarına ekleyin.
- Onları — daha iyisi, rollerini veya pozisyonlarını — çalışacakları klasörlerin, kayıt defterlerinin ve süreçlerin kayıt düzeyi matrislerine ekleyin.
- Giriş yapmalarını isteyin ve görmeleri gerekeni gördüklerini, görmemeleri gerekeni görmediklerini teyit edin.
En sık atlanan adım 4'tür. Doğru rollere sahip olduğu halde "hiçbir dokümanı göremiyorum" diyen yeni bir kullanıcı, neredeyse her zaman klasör yetki matrislerinde eksiktir.
Erişim gözden geçirmesi
Erişim gözden geçirmesi standart bir denetim gerekliliğidir. İki alışkanlık bunu yönetilebilir kılar:
- Yetkileri kullanıcı bazında tek tek değil, roller üzerinden verin; böylece bir gözden geçirme her kullanıcıyı değil, birkaç rolü okumakla biter.
- Kayıt düzeyi matrislerine pozisyon ve grupları koyun; böylece insanlar yer değiştirdikçe matris doğru kalır.