Lokasyon Tanımları

"Lokasyon", bir şeyin fiziksel veya sanal olarak bulunduğu yerdir — bir bina, oda numarası, depo, saha veya sanal bir ortam. Lokasyonlar QDMS Now genelinde kullanılır: doküman dağıtım noktaları, bir risk değerlendirmesinin kapsamı ve bir uygunsuzluğun tespit edildiği yer.

Lokasyonların Kullanım Amaçları

Lokasyonun önemi ve kullanım amaçları bir kaç ana başlık altında incelenebilir.

a. Envanter Yönetimi

Varlıkların fiziksel veya sanal olarak nerede bulunduğunu bilmek, envanterin doğru bir şekilde izlenmesine olanak tanır. Bu, stok seviyelerinin optimize edilmesi ve kayıpların önlenmesi açısından kritik öneme sahiptir.

b. Bakım ve Onarım

Lokasyon bilgisi, varlıkların bakım ve onarım ihtiyaçlarını belirlemede yardımcı olur. Fiziksel varlıkların düzenli bakıma tabi tutulması gerektiğinde, bu süreçlerin daha etkin bir şekilde planlanmasını sağlar.

c. Performans İzleme

Lokasyonlar, varlıkların performansını izlemek ve değerlendirmek için önemlidir. Farklı lokasyonlardaki varlıkların performansları karşılaştırılarak, iyileştirme fırsatları tespit edilebilir.

d. Risk Yönetimi

Varlıkların bulunduğu lokasyonlar, risk analizi ve yönetimi için önemlidir. Örneğin, doğal afetlere karşı savunmasız olan bölgelerde bulunan varlıklar, risk azaltma stratejileri gerektirebilir.

e. Maliyet Kontrolü

Lokasyon bilgisi, varlıkların kullanımını ve dağıtımını optimize ederek maliyetlerin kontrol altında tutulmasına yardımcı olur. Uygun lokasyondaki varlıklar, ulaşım ve depolama maliyetlerini azaltabilir.

f. Verimlilik ve Süreç İyileştirme

Varlıkların lokasyon bilgisi, iş süreçlerinin daha verimli hale getirilmesi için kullanılabilir. Örneğin, belirli bir lokasyonda yoğunlaşan varlıklar, süreçlerin daha hızlı ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlayabilir.

g. Yasal ve Düzenleyici Gereklilikler

Bazı sektörlerde, varlıkların belirli lokasyonlarda bulunması yasal gereklilikler açısından önemlidir. Lokasyon bilgisi, uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olur.

Lokasyon modüller arasında kesişen bir unsur olduğundan — dağıtım, risk kapsamı, tespit noktası — doğru yönetilmesi kurumsal etkinliği artırır ve raporlamayı karşılaştırılabilir tutar.

Lokasyon Örnekleri

Lokasyon tanımları, varlıkların nerede bulunduğunu ve nasıl organize edildiğini belirtmek için kullanılır. İşte çeşitli lokasyon türleri için örnekler:

1. Fiziksel Lokasyonlar

• Bina: Ana ofis binası, 3. kat, 302 numaralı oda
• Depo: Merkez depo, 1. bölge, 12. raf
• Saha: Üretim sahası, doğu tarafında, makine alanı
• Müşteri Lokasyonu: Müşteri A'nın işyeri, 456 Park Ave, New York

2. Sanal Lokasyonlar

• Bulut Depolama: Amazon S3 Bucket: proje-x/yedekleme
• Sanal Sunucu: VM-Server01, Azure üzerinde, San Francisco veri merkezi
• Uygulama Sunucusu: Web uygulaması sunucusu, 10.0.0.5 IP adresi

3. Mobil Lokasyonlar

• Taşınabilir Ekipman: Taşınabilir dizüstü bilgisayar, çalışan personelin çantasında
• Araç: Araç 23, araç parkında, çalışan personelin bulunduğu konumda

4. Coğrafi Lokasyonlar

• Şehir: İstanbul, Ankara
• Ülke: Almanya, Türkiye
• Bölge: Ege, Marmara, Trakya, Anadolu

5. Sınıflandırılmış Lokasyonlar

• Yüksek Güvenlik Alanı: Güvenlik kontrol noktasının arkasındaki alan, yalnızca yetkili personel girebilir
• Duyarlı Veri Depolama Alanı: Kişisel verilerin saklandığı güvenli sunucu alanı

6. İş Süreçleri ile İlişkili Lokasyonlar

• Üretim Hattı: Üretim hattı A, 1. fabrika, 3. bölge

• Servis Noktası: Müşteri destek merkezi, 4. kat, 405 numaralı ofis

• Bu örnekler, lokasyonların tanımlanmasında kullanılabilecek farklı türleri ve biçimleri göstermektedir. Her bir lokasyonun açık bir şekilde tanımlanması, varlıkların yönetimini ve izlenmesini kolaylaştırır. Aynı zamanda gereksiz ayrıntılı lokasyon tanımları da varlıkların yönetimini ve izlenmesini zorlaştırır. Burada dikkat etmemiz gereken nokta organizasyon yapımıza ve raporlama ihtiyacımıza göre en optimize tanımları oluşturmaktadır.

Lokasyon İşlemleri

Lokasyon listeleme sayfasında ve kayıt sayfasında, excele aktarma, filtreleme, alan görünürlüklerinin değiştirilmesi gibi standart fonksiyonların tamamı çalışmaktadır. Genel Sistem Kullanımı başlığı altında bu standart fonksiyonlar detaylandırılmıştır.

Lokasyon Tanımlama Sayfası

Bu sayfa, yeni bir lokasyon oluşturmak veya mevcut bir lokasyonu düzenlemek için kullanılmaktadır.

Kodu: Lokasyon Kodu, lokasyon tanımlamak için kullanılan benzersiz bir kodu ifade eder. Kısa ve anlamlı bir kod girilmelidir. Örnek: Araç için "TR41".

Adı: Lokasyon Adı alanına lokasyonun açıklaması girilir. Bu açıklama, lokasyonu kısa ve net bir şekilde belirtmelidir. Örnek: "Türkiye Kocaeli".

Açıklama: Bu alan, lokasyona dair ek bir açıklama veya detaylar sağlamak için kullanılabilir. Bu alan isteğe bağlıdır. Örnek: Türkiye Kocaeli için "Teknopark ARGE Ofisi Binası"

Bağlı Olduğu Lokasyon: Bu alan, lokasyon hiyerarşisini tanımlamak için kullanılmaktadır. Tanımlanan lokasyonun hangi lokasyona bağlı olduğunu belirtir. Bu alan isteğe bağlıdır. Örnek: "Türkiye Kocaeli" lokasyonu tanımlanırsa, bağlı olduğu lokasyon alanında "Türkiye" seçilir.

Şehir: Bu alan, tanımlanan lokasyonun coğrafi olarak hangi şehirde bulunduğunu belirtir. Bu alan isteğe bağlıdır.

Eyalet: Bu alan, tanımlanan lokasyonun coğrafi olarak hangi eyalette bulunduğunu belirtir. Bu alan isteğe bağlıdır.

Ülke: Bu alan, tanımlanan lokasyonun coğrafi olarak hangi bölgede bulunduğunu belirtir. Bu alan isteğe bağlıdır.

Adres: Bu alan, tanımlanan lokasyonun açık adresinin girildiği alandır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Posta Kodu: Bu alan, tanımlanan lokasyonun posta kodunun girildiği alandır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Enlem: Bu alan, tanımlanan lokasyonun konumuna ait enlem bilgisinin girildiği alandır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Boylam: Bu alan, tanımlanan lokasyonun konumuna ait boylam bilgisinin girildiği alandır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Yükseklik: Bu alan, tanımlanan lokasyonun konumuna ait yükseklik bilgisinin girildiği alandır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Barkod: Bu alan, lokasyon için kod değerinden farklı tanımlanmış bir barkod değeri olduğu zaman kullanılmaktadır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Sorumlu Ekipler: Bu alan, tanımlanan lokasyonda çalışan ekiplerin eklenmesi için kullanılır. Bu alan isteğe bağlıdır. Tanımlandığı durumda lokasyon ve ekip bilgisinin bulunduğu sayfalarda ekip verisi lokasyon filtresi ile çalışacaktır.

Images: Bu alan, tanımlanan lokasyona ait resimlerin eklenmesi için kullanılır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Ek Dokümanlar: Bu alan, lokasyon ile ilişkilendirilmesi gereken pdf, resim vb. dokümanların eklenmesi için kullanılır. Bu alan isteğe bağlıdır.

Özel Alanlar: Bu alan, kullanıcıların lokasyon için özel anahtar-değer (key-value) alanları tanımlayabilmelerine imkan sağlar. Bu alanlar varlıkların özelliklerini daha spesifik hale getirmek için kullanılır. Bu alan isteğe bağlıdır. Örnek: Sanal Lokasyonlar için IP gibi anahtar-değer tanımları yapılır. Varlık kaydı oluşturulurken bu tanımlanan alanlar varlık tanımlama sayfasında görüntülenir.

Lokasyon Hiyerarşisi

Lokasyon hiyerarşisi, işletmelerin sahip oldukları lokasyonları daha iyi yönetebilmek için lokasyonları belirli bir düzen ve sınıflandırma altında organize etmelerini sağlayan bir yapı sunar. Bu hiyerarşi, lokasyonların detay seviyesine kadar izlenebilmesini, yönetilebilmesini ve analiz edilebilmesini sağlar.

Aşağıda örnek bir lokasyon ağacı yapısını bulabilirsiniz. Bu yapı, lokasyonların hiyerarşik olarak düzenlenmesine olanak tanır:

• Şirket A
  • Genel Merkez
    • Bina 1
      • Kat 1
        • Ofis 101
        • Ofis 102
      • Kat 2
        • Ofis 201
        • Ofis 202
    • Bina 2
      • Kat 1
        • Ofis 301
        • Ofis 302
      • Kat 2
        • Toplantı Odası 1
        • Toplantı Odası 2
  • Şube 1
    • Bina 1
      • Kat 1
        • Ofis 101
        • Ofis 102
      • Kat 2
        • Toplantı Odası 1
  • Şube 2
    • Bina 1
      • Kat 1
        • Ofis 101
        • Ofis 102
      • Kat 2
        • Ofis 201
    • Depo
      • Alan A
      • Alan B
  • Veri Merkezi
    • Sunucu Odası 1
    • Sunucu Odası 2

Açıklamalar

• Şirket A: Ana organizasyon.
• Genel Merkez: Şirketin merkezi lokasyonu.
• Bina 1 ve Bina 2: Genel merkezdeki fiziksel binalar.
• Kat 1, Kat 2: Her binadaki katlar.
• Ofis 101, Ofis 102, vb.: Her kat içindeki ofisler veya toplantı odaları.
• Şube 1 ve Şube 2: Şirketin farklı şehirlerdeki şubeleri.
• Depo: Şube 2'de bulunan depo alanları.
• Veri Merkezi: Şirketin veri yönetimi için kullanılan özel alan.

Bu tür bir lokasyon yapısı, varlıkların izlenmesi, yönetilmesi ve ihtiyaç duyulan bilgilere hızlı erişim sağlanması açısından oldukça faydalıdır. Lokasyon ağacı, organizasyonun fiziksel veya sanal varlıklarının nasıl yapılandırıldığını açıkça gösterir.

Özel Alan Tanımlama

1. Veri Tipi Seçimi

Özel alanlar için aşağıdaki uygun veri tiplerinden birisinin seçilmesi. Bu, verilerin doğru formatta girilmesini ve yönetilmesini sağlar.

• Metin (Textbox)
• Zengin Metin (Memo, Rich Edit)
• Sayı (Numeric Edit)d.Tamsayı (Numeric Edit)e.Tarih (Date Edit)
• Tarih ve Saat (Date Time Edit)g.Saat (Time Edit)
• Seçim Listesi (Combo)i.Seçim Düğmesi (Radio Button)
  • Onay Kutusu (Check Box)

2. Özel Alan Özellikleri

Tanımlanan özel alanlar için aşağıdaki özellikler ayarlanabilmelidir.

• Zorunluluk: Tüm alan tipileri için.
• Başlık: Tüm alan tipleri için Multilanguage olarak.
• Uzunluk: Metin ve Zengin Metin tipli alanlar için.
• Varsayılan Değer: Tüm alan tipleri için.
• Asgari Değer: Sayı ve Tamsayı tipli alanlar için.
• Azami Değer: Sayı ve Tamsayı tipli alanlar için.
• Değer: Onay Kutusu tipli alanalar için veritabanına yazılacak değer.
• Elemanlar: Seçim Dümesi ve Seçim Listesi tipli alanlar için Text-Value eleman listesi.

Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü

Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü ile ilgili konular Kullanıcı Yönetimi ve Yetkilendirme başlığı altında detaylandırılmıştır.

Lokasyon Yöneticisi Rolü

• Oluşturma: Yeni lokasyon oluşturma yetkisi
• Düzenleme: Lokasyon düzenleme yetkisi
• Silme: Lokasyon silme yetkisi
• Toplu İşlemler: Dışarı aktar, ,çeri aktar gibi toplu işlemleri yapabilme yetkisi
• Tasarım: Lokasyon ile ilgili sayfaları tasarlayabilme yetkisi

Lokasyon Katılımcı Rolü

• Oluşturma: Yeni lokasyon oluşturma yetkisi
• Düzenleme: Lokasyon düzenleme yetkisi

Tüm Kullanıcılar

• Tüm kullanıcılar oluşturulmuş lokasyonları diğer modüllerde kullanabilir

Uyarı ve Hata Mesajları

• Tekil Lokasyon Kodu: Aynı kodla farklı bir lokasyon kaydedilmeye çalışıldığında sistem uyarı verecektir.

• Tekil Barkod: Aynı barkodla farklı bir lokasyon kaydedilmeye çalışıldığında sistem uyarı verecektir.

• Tekil Ekip: Sorumlu Ekipler alanında aynı ekip birden fazla kaydedilmeye çalışıldığında sistem uyarı verecektir.

• Geçersiz Enlem: Enlem değeri -90 ve 90 arasında girilmelidir. Daha büyük veya daha küçük değer girildiğinde sistem uyarı verecektir.

• Geçersiz Boylam: Boylam değeri -180 ve 180 arasında girilmelidir. Daha büyük veya daha küçük değer girildiğinde sistem uyarı verecektir.

• Geçersiz Yükseklik: Yükseklik değeri -430 metre (Ölü Deniz) ve 8848 metre (Everest Dağı) arasında girilmelidir. Daha büyük veya daha küçük değer girildiğinde sistem uyarı verecektir.

• Zorunlu Alanların Boş Bırakılması: Lokasyon Kodu veya Adı gibi zorunlu alanların doldurulmaması durumunda sistem uyarı verecektir.

Kullanıcı İpuçları ve En İyi Uygulamalar

• Kısa ve Anlamlı Kodlar Kullanmak: Lokasyon kodlarını kısa ve açıklayıcı tutmak, lokasyonlar arasında karışıklığı önlemeye yardımcı olur. İşletmenin coğrafi dağılımına göre farklı akıllı kodlama sistemleri kurulabilir. Örneğin, çok lokasyonlu bir işletme için hangi şehirde bulunduğunu belirtmek için plaka kodu kullanılırken, tek lokasyonlu bir işletme için böyle bir kodlamaya ihtiyaç bulunmamaktadır.

• Standart Tanımlamalar Oluşturmak: Ekip içinde aynı lokasyonların standart tanımlamalarını kullanmak önemlidir. Bu, farklı kullanıcıların aynı lokasyon için farklı açıklamalar kullanmasını önler ve süreçlerin takibini kolaylaştırır.

• Gereksiz Tanımlamalardan Kaçınmak: İşletmeniz için gereksiz lokasyon tanımlamalarından kaçınmak önemlidir. İhtiyaçtan fazla lokasyon tanımlamak sistemi daha karmaşık bir hale getirecektir. Hem raporlamayı hem de kullanımı zorlaştıracaktır.

Sıkça Sorulan Sorular

Lokasyon Kodu Neden Benzersiz Olmalı?

Lokasyon kodları, sistemdeki her lokasyonun tanımlanmasında kullanılır ve ayrıştırılmasını sağlar. Aynı kodun birden fazla lokasyon için kullanılması, sistemde karışıklığa yol açabilir.

Lokasyon Tanımı'nda Ne Yazmalıyım?

Lokasyon tanımında, varlığın bulunduğu yeri net bir şekilde belirtmek ve gerektiğinde hızlıca bulabilmeyi sağlamak amacıyla belirli bilgileri eklemen gerekir. İşte etkili bir lokasyon tanımında yer alması gereken temel bilgiler:

1. Fiziksel Adres veya Konum Bilgisi: Fiziksel bir konumsa, bina, kat, oda numarası gibi bilgileri ekleyebilirsin. Örnek: "Genel merkez, Bina 1, 2. kat, Ofis 203" gibi bilgiler eklenebilir.

2. Koordinatlar veya Coğrafi Bilgiler: Eğer bir saha, fabrika veya açık alan söz konusuysa, enlem ve boylam koordinatlarını ekleyebilirsin. Örnek: "Fabrika sahası, 39.9334° N, 32.8597° E" koordinatları eklenebilir.

3. Bölge veya Alan Tanımı: Lokasyon daha geniş bir yerleşke içinde olabilir, bu durumda hangi bölge veya alanda bulunduğunu belirt. Örnek: "Depo, Lojistik merkezi içinde, Batı Kanadı, Bölge A" alanda bulunduğu belirtilebilir.

4. Sanal veya Dijital Lokasyon (Varsa): Sanal varlıklar için sunucu adı, IP adresi, bulut hizmeti gibi bilgileri de yazabilirsin. Örnek: "Sanal sunucu, Azure Cloud, ABD Doğu veri merkezi" gibi bilgiler de yazılabilir.

5. Varlığın İşlevi veya Amacı (Opsiyonel): Lokasyonda bulunan varlığın işlevi veya amacı da eklenebilir. Örnek: "Araç park alanı, Şirket araçları için"

6. İlgili Kişi veya Sorumlu (Opsiyonel): Eğer belirli bir sorumlu veya ilgili kişi varsa, bunu da ekleyebilirsin. Örnek: "Sorumlu kişi: Mehmet Yılmaz, IT Departmanı" gibi eklenebilir.

Yanlış Bir Lokasyon Tanımlarsam Ne Yapmalıyım?

Yanlış bir tanım yapıldığında, lokasyonu düzenleyebilir veya gerekirse silebilirsiniz.

Bir Lokasyon Kodu veya Tanımı Sonradan Değiştirilebilir mi?

Evet, lokasyon kodu ve tanımı sonradan değiştirilebilir. Ancak bu işlem uygulamada kullanılmış olan tüm kayıtlar üzerinde de etkili olacaktır, bu yüzden dikkatli olunmalıdır. Eğer farklı bir amaç için kullanılmak isteniyorsa yeni lokasyon tanımlanmalıdır.

Lokasyonlar İle İlgili Sistemsel Bir Sınır Var mı?

Lokasyonlar genellikle sistemde sayısal bir sınıra sahip değildir. Ancak, çok fazla lokasyon oluşturmak yerine, var olan lokasyonları gözden geçirip, yeni tanımlama gerekliliğini sorgulamak her zaman faydalıdır. Gereksiz ayrıntılı lokasyon tanımlamak raporlamayı ve yönetimi zorlaştıracaktır.

Lokasyon Hiyerarşisi İle İlgili Sistemsel Bir Sınır Var mı?

Lokasyon hiyerarşisi için genellikle sistemde sayısal bir sınıra sahip değildir. Ancak, çok fazla kırılım tanımlamak raporlamayı ve yönetimi zorlaştıracaktır. İhtiyaç kadar ayrıntıya girilerek gerekirse ileride yeniden gözden geçirilmelidir.

Lokasyonlar Neden Hiyerarşi İle Tanımlanır?

Hiyerarşi, lokasyonların sınıflandırılmasını kolaylaştırır ve işletmenin hangi seviyede detay gerektiğine göre yönetim süreçlerini optimize eder. Hiyerarşi sayesinde üst düzeyden en alt düzeye kadar tüm lokasyonlar izlenebilir.