Sisteme Genel Bakış
QDMS Now'daki görev yönetimi ekosisteminin tamamına hâkim olun — bireysel üretkenlikten kurum geneli iş birliğine kadar. Akıllı görev orkestrasyonunun iş akışınızı nasıl dönüştürdüğünü, darboğazları nasıl ortadan kaldırdığını ve kurumunuzda ölçülebilir sonuçları nasıl doğurduğunu öğrenin.
Görev nedir?
Görev, kurumunuzda tamamlanması gereken belirli bir işlemi, sorumluluğu veya çıktıyı temsil eden kapsamlı bir iş kalemidir. QDMS Now'da görevler; farklı modüller, departmanlar ve kullanıcı grupları genelinde işi düzenlemenin, takip etmenin ve yönetmenin temelini oluşturur ve operasyonel mükemmellik için birleşik bir ekosistem yaratır.
Temel amaç
Görevler şunlar için tasarlanmıştır:
- İşi verimli düzenlemek: Karmaşık süreçleri yönetilebilir ve izlenebilir birimlere ayırarak
- İlerlemeyi akıllıca takip etmek: Standartlaştırılmış durum akışları ve anlık izleme ile
- Performansı doğru ölçmek: Veriye dayalı kararlar için hassas süre ve maliyet kaydıyla
- Kesintisiz iş birliğine imkân vermek: Esnek grup atamaları ve ortak görünürlük sayesinde
- Tam hesap verebilirlik sağlamak: Kullanıcıya özel tamamlama kayıtları ve denetim izleriyle
Görev atama yöntemleri
Görevler çeşitli varlıklara atanabilir; bu da esnek iş dağılımı sağlar:
1. Doğrudan kullanıcı ataması
- Görev, tam bireysel sorumlulukla belirli bir kullanıcıya atanır
- Kullanıcının kişisel panosunda öncelik göstergeleriyle anında görünür
- Odaklı yürütme ve net sorumluluk sağlayan tam kişisel sahiplik
2. Kullanıcı grubu ataması
- Görev, iş birliğine dayalı akışlar için önceden tanımlı bir kullanıcı grubuna atanır
- Tüm grup üyeleri anında erişim kazanır; ekip genelinde eş zamanlı senkronizasyon sağlanır
- Ortak sorumluluk ve bireysel ilerleme takibiyle gelişmiş iş birliği ortamı
- Uygunluk ve uzmanlığa göre esnek katılıma imkân veren akıllı yük dağılımı
3. Organizasyon birimi ataması
- Görev, organizasyon hiyerarşisine göre atanır
- Departman veya ekip bazlı iş dağılımı
- Şirket organizasyonuyla yapısal uyum
4. Pozisyon bazlı atama
- Görev, belirli görev pozisyonlarına atanır
- Role dayalı sorumluluk dağılımı
- Uygun yetkinlik eşleşmesini güvence altına alır
5. Rol bazlı atama
- Görev, işlevsel rollere atanır
- Yetki ve kabiliyete dayalı atama
- Güvenlik ve erişim kontrolüyle bütünleşme
Görev görünürlüğü ve erişim
Kişisel pano görünümü
Her kullanıcı, kişisel panosunda birden çok atama yolu üzerinden kendisini ilgilendiren görevleri görür.
Anlık bütünleşme
- Anında görünürlük: Yeni grup görevleri kullanıcı panolarında gecikmesiz belirir
- Sorunsuz bütünleşme: Kullanıcılar gruplara katıldıkça ilgili görevleri otomatik olarak keşfeder; hiçbir iş gözden kaçmaz
- Dinamik güncellemeler: Görev değişiklikleri etkilenen tüm kullanıcılara anında yayılır ve tam senkronizasyon korunur
Görev durumu akışı
Görevler, modüle göre değişen önceden tanımlı durumlar arasında ilerler:
Yaygın durum akışı
| Durum | Açıklama | Kullanılabilir işlemler |
|---|---|---|
| Bekleyen | Görev yürütmeye hazır, kullanıcı işlemi veya onay bekliyor | İşe Başla, Tamamla, İptal Et, Düzenle |
| Devam Eden | Süre takibi süren aktif çalışma oturumu | İşi Duraklat, Tamamla, İptal Et, Düzenle |
| Tamamlanan | Görev başarıyla bitirilmiş, yapılan iş kaydedilmiş | Geçmişi Görüntüle, İş Kayıtlarını İncele |
| İptal Edilen | İş gerekçeleriyle tamamlanmadan sonlandırılmış görev | Geçmişi Görüntüle, Ayrıntıları İncele |
Çalışma kayıt sistemi
Bireysel iş kayıtları
Kullanıcının bir görevle her etkileşimi ayrıntılı iş kayıtları oluşturur:
Başlat-Duraklat mekanizması
- Çoklu döngü desteği: Kullanıcılar çalışma oturumlarını sınırsız kez başlatıp duraklatabilir; karmaşık iş akışı örüntülerine uyum sağlanır
- Hassas takip: Her döngü, tam zaman damgalarıyla kapsamlı bir iş kaydı üretir
- Esnek iş akışı uyumu: Kesintileri, toplantıları ve çok oturumlu çalışmayı veri kaybı olmadan karşılar
İş kaydının içeriği
- Başlangıç zamanı: Görevde çalışmanın başladığı tam zaman damgası
- Bitiş zamanı: Çalışmanın duraklatıldığı veya tamamlandığı tam zaman damgası
- Toplam süre: Başlangıç ve bitiş arasındaki hesaplanan zaman farkı
- Maliyet hesabı: Şu formülle otomatik maliyet hesaplaması:
Süre × Kullanıcının Saatlik Ücreti × Mesai Çarpanı - Kullanıcı bilgisi: Çalışmanın belirli kullanıcılara net biçimde atfedilmesi
Tamamlama süreci
Yapılan iş kayıtları
Bir kullanıcı görevi tamamladığında:
- Bireysel tamamlama: Kişisel bir yapılan iş kaydı oluşturulur
- Toplu veri: Toplam süre ve maliyet hesabı için tüm iş kayıtları birleştirilir
- Performans ölçütleri: Üretkenlik analizi için veri sağlanır
- Toplam hesaplar: Tüm çalışma oturumlarından kümülatif süre ve maliyet otomatik hesaplanır
Grup görevi davranışı
- Bireysel tamamlama: Her kullanıcının tamamlaması yalnızca kendi durumunu etkiler
- Süregelen erişim: Görev, diğer grup üyeleri için etkin kalır
- Otomatik tamamlanma: Görev, ancak atanan tüm kullanıcılar bitirdiğinde tamamlanır
- Grup maliyet hesabı: Toplam maliyet, raporlama para birimi kuru dönüşümüyle hesaplanır
Veri mimarisi
Görev-Çalışma-Yapılan İş ilişkisi
Sistem üç temel veri varlığı tutar:
- Görevler: Durum ve atama bilgisi taşıyan merkezî iş kalemleri
- İş kayıtları: Süre ve maliyet takibi olan bireysel çalışma oturumları
- Yapılan iş kayıtları: Toplamları içeren, kullanıcıya özel tamamlama kayıtları
Kayıt çokluğu
- Bir Görev → Birden çok İş Kaydı (her başlat-duraklat döngüsü için bir tane)
- Bir Görev → Birden çok Yapılan İş Kaydı (tamamlayan her kullanıcı için bir tane)
- Bir Kullanıcı → Birden çok İş Kaydı (birden çok oturum boyunca)
- Bir Kullanıcı → Bir Yapılan İş Kaydı (tamamlanan görev başına)
İş birliği özellikleri
Ortak görev yönetimi
Bilgi senkronizasyonu
- Merkezî güncellemeler: Bir kullanıcının yaptığı değişiklikler tüm grup üyelerine görünür
- Planlama koordinasyonu: Planlama bilgilerine ve açıklamalara ortak erişim
- Anlık senkronizasyon: Görev değişikliklerinin anında yayılması
Düzenlenebilir alanlar
Kullanıcılar genellikle şunları değiştirebilir:
- Planlama bilgileri: Takvimler, terminler ve süre tahminleri
- Açıklamalar: Görev ayrıntıları ve gereksinimler
- Notlar: Ek bağlam ve yorumlar
- Görev kategorisi: Raporlama ve düzenleme amaçlı sınıflandırma
Görev kategorileri
Görev kategorileri, gelişmiş görev düzenlemesine imkân veren, kullanıcı tanımlı güçlü sınıflandırma araçlarıdır:
- Esnek sınıflandırma: Kategoriler, kurumsal ihtiyaçlara ve iş mantığına göre tamamen özelleştirilebilir
- İsteğe bağlı seçim: Kategori atanması zorunlu değildir; iş akışlarını kısıtlamadan en yüksek esnekliği sağlar
- Kolay gruplama: Kullanıcıların görevleri verimli biçimde düzenlemesine, filtrelemesine ve aralarında gezinmesine olanak tanır
- Gelişmiş raporlama desteği: Kategoriler, anlamlı ve bağlamsal görev gruplamaları sunarak raporlama yeteneklerini belirgin biçimde artırır
Grup dinamikleri
Aktif görev izleme
- Canlı güncellemeler: Kullanıcılar devam eden grup görevlerini anında görür
- İlerleme görünürlüğü: Ortak görevlerde hangi ekip üyelerinin çalıştığını görün
- Koordinasyon desteği: Mükerrer işi önleyin ve kapsamı güvence altına alın
Otomatik tamamlanma mantığı
Gruba atanmış görevler için:
- Bireysel takip: Her kullanıcının ilerlemesi ayrı ayrı izlenir
- Tamamlanma tespiti: Sistem atanan tüm kullanıcıları izler
- Otomatik durum değişimi: Tüm kullanıcılar bitirdiğinde görev durumu "Tamamlandı"ya geçer
- Bildirim sistemi: İlgili taraflar tamamlanma konusunda bilgilendirilir
Kullanıcı deneyimi faydaları
Üretkenlik artışı
Sadeleştirilmiş iş akışı
- Tek pano: İlgili tüm görevler tek bir yerde
- Hızlı filtreleme: Odaklı çalışma için modül bazlı düzen
- Duruma göre sıralama: Önceliğe dayalı görev yönetimi
Zaman yönetimi
- Doğru takip: Çalışma süresinin hassas ölçümü
- Maliyet farkındalığı: Bütçe yönetimi için anlık maliyet hesapları
- Performans içgörüleri: Üretkenlik analizi için geçmiş veri
İş birliğinin gelişmesi
Ekip koordinasyonu
- Ortak görünürlük: Herkes yapılması gerekeni görür
- Bireysel hesap verebilirlik: Net sahiplik ve tamamlama takibi
- Esnek katılım: Kullanıcılar kendi programlarına göre katkı sunabilir
İletişimin güçlenmesi
- Merkezî bilgi: Tüm görev ayrıntıları tek yerde
- Güncelleme bildirimleri: Görev değişiklikleri için otomatik uyarılar
- İlerleme şeffaflığı: Ekip ilerlemesinin net görünürlüğü
QDMS modülleriyle bütünleşme
Modüle özel görev tipleri
Görev yönetimi sistemi her modülden görev alır:
- Doküman Yönetimi: görüş, kontrol, onay, okuma onayı, periyodik gözden geçirme ve kontrollü kopya görevleri
- DİF ve Uygunsuzluk: ekip için aşama görevleri ve atanan her aksiyon sorumlusu için bir görev
- Müşteri Şikayetleri: açılış onayı, kapanış onayı ve şikayet aksiyonu görevleri
- Anket Yönetimi: çözümlenmiş kişilere değil, bir gruba, role veya pozisyona adreslenen kalıcı görevler
- İSG ve Risk: değerlendirme, kontrol, doğrulama ve kontrol önlemi görevleri
- Süreç Yönetimi: yönlendirme matrisi genelinde yeter sayıyla kapılanan görüş, kontrol ve onay görevleri
- Aksiyon Yönetimi: aksiyon kalemi ve değişiklik talebi onay görevleri
Modüller arası koordinasyon
- Birleşik arayüz: Tüm modüllerde aynı görev yönetimi deneyimi
- Tutarlı iş akışı: Görevin kaynağı ne olursa olsun standartlaştırılmış süreçler
- Merkezî raporlama: Tüm modül görevleri genelinde birleşik analiz
Başlarken
Yeni kullanıcılar için
- Panonuza erişin: Size atanan görevler otomatik olarak görünür
- Atamalarınızı anlayın: Doğrudan, grup ve rol bazlı atamalardan gelen görevleri gözden geçirin
- Basit görevlerle başlayın: Başlat-duraklat-tamamla akışını deneyin
- Filtrelemeyi keşfedin: İşinizi düzenlemek için modül sekmelerini kullanın
İyi uygulamalar
- Düzenli güncelleme: Hassas takip için görevleri doğru zamanda başlatın ve duraklatın
- Net iletişim: Görev notlarını ve açıklamalarını etkin kullanın
- Tutarlı tamamlama: Durum değiştirmek yerine her zaman tamamlama işlevini kullanın
- Performans gözden geçirmesi: İyileştirme fırsatları için yapılan iş kayıtlarını düzenli inceleyin
QDMS Now'daki görev yönetimi sistemi, kurumunuz genelinde işi düzenlemek, takip etmek ve tamamlamak için kapsamlı bir çözüm sunar. Bu temelleri anlayarak platformun gücünden tam olarak yararlanabilir, üretkenliği ve iş birliğini artırabilirsiniz.