Doküman Klasörleri

Doküman klasörleri, tüm kontrollü dokümanların yaşadığı hiyerarşik ağacı oluşturur. Bir klasör basit bir kapsayıcıdan çok daha fazlasıdır: içindeki dokümanlara miras kalan kuralları taşır — kim ne yapabilir, kim görüş verir, kim onaylar, kim bilgilendirilir, kim kontrollü kopya alır.

Klasör ağacını ve matrislerini doğru kurmak, modüldeki en önemli tek yapılandırma kararıdır. "Bu kullanıcı neden şunu yapamıyor?" ile başlayan soruların neredeyse tamamının cevabı bir klasör matrisindedir.

Klasör davranış bayrakları

Her klasör, dokümanlarının davranışını değiştiren bir dizi anahtar taşır:

Bayrak	Etkisi
Onaysız	Bu klasördeki dokümanlar onay akışını tamamen atlar ve doğrudan yayınlanır.
Okuma onayı zorunlu	Okuyucuların, dağıtılan bir dokümanı okuduklarını açıkça onaylaması gerekir; dokümanı açmak görevi kapatmaz.
Ekler taşınır	Ek dosyalar bir sonraki revizyona kopyalanır; geride bırakılmaz.
Dil zorunlu	Doküman, dil dosyası olmadan kaydedilemez.
Gözden geçirme aktif	Dokümanlar yayın sonrası periyodik gözden geçirme döngüsüne girer. Bkz. Gözden Geçirme.
Şablon zorunlu	Bu klasörde doküman oluştururken bir doküman şablonu seçilmelidir.
Aktif	Pasife alınan klasör seçim listelerinde görünmez. Alt kaydı olan bir klasör pasife alınamaz.

Beş matris

Bir klasör beş sorumluluk matrisi tanımlar. Her biri ya klasörün kendisinde tanımlanır ya da üst klasörden miras alınır:

Matris	Neyi belirler
Yetki	Bu klasördeki dokümanları hangi kimliklerin okuyabileceği, yazdırabileceği (kontrollü/kontrolsüz), indirebileceği, revize edebileceği veya silebileceği.
Görüş	Doküman kontrole gitmeden önce kimden görüş isteneceği.
Onay	Adımlı onay zinciri. Adımlar sırayla işler; bir adımdaki her onaylayan onaylamadan sonraki adım açılmaz.
Dağıtım	Doküman yayınlandığında kimin bilgilendirileceği ve kimin okuduğunu onaylaması gerektiği.
Kontrollü kopya	Numaralı fiziksel kopya alacak dağıtım noktaları ve her noktadaki sorumlular.

Miras alma

Her matrisin kendi üstten miras al anahtarı vardır.

uyarı

Miras alma açıkken ekranda üst klasörün satırları görünür — bunlar klasörün kendi satırları değildir. Miras almayı kapattığınızda, klasörün kendi matrisi baktığınız içeriğin bir kopyasıyla başlar. Kapattıktan sonra satırları gözden geçirin; o andan itibaren üst klasörden bağımsızdırlar ve üstte yapılacak değişiklikler artık bu klasöre ulaşmaz.

Klasör düzeyindeki izin listeleri

Matrislerin ötesinde, bir klasör içinde ne oluşturulabileceğini de sınırlar:

• Doküman tipleri — hangi tipler kullanılabilir ve hangisi varsayılan.
• Doküman şablonları — hangi şablonlar kullanılabilir ve hangisi varsayılan.
• Kontrolörler — kontrol aşamasında görev alan ve revizyon taleplerinde yetkili olan kimlikler.
• Numara şablonu — bu klasörde doküman kodlarını üreten otomatik numaralandırma deseni.
• Gözden geçirme yapılandırması — gözden geçirme aktifken periyot ve sorumlular.

Klasör oluşturma

1. Doküman Yönetimi → Doküman Klasörleri ekranını açın ve Yeni'yi seçin.
2. Kod ve Ad girin; alt klasör oluşturuyorsanız üst klasörü seçin.
3. Ağacın bu dalı için davranış bayraklarını ayarlayın.
4. İzin verilen doküman tiplerini ve şablonları seçin, varsayılanları işaretleyin.
5. Kontrolörleri atayın.
6. Beş matrisin her biri için ya üstten miras al açık bırakın ya da kapatıp satırları tanımlayın.
7. Doküman kodlarını üretecek numara şablonunu seçin.
8. Kaydedin.

Pasife alma ve silme

• İçinde doküman veya alt klasör bulunan bir klasör pasife alınamaz.
• Bir klasörü pasife almak, içindeki dokümanların aktif gözden geçirme döngülerini de iptal eder.

ipucu

Ağacı yukarıdan aşağı kurun ve matrisleri makul olan en üst seviyede tanımlayın. Yaprak klasörde tanımlanan her matris, birinin sonsuza kadar ayrı ayrı bakması gereken bir matristir.