Denetim

Denetim; bir birime, bir soru listesi üzerinden, bir ekip tarafından yapılan tek bir ziyarettir. Bir program altında planlanır, soru listesi cevaplanarak yürütülür ve ortaya çıkardığı her şey ele alındıktan sonra kapatılır.

İki giriş yolu

	Planlı	Plansız
Açıldığı yer	Denetimler ekranı	Plansız denetim ekranı
Gerektirdiği	Programda Planlama	Programda Plansız açma
Başladığı yer	Taslak, sonra Planlandı	Taslak, sonra doğrudan saha çalışması

Planlı denetim şimdi programlanır, sonra yürütülür; bu yüzden biri başlatana kadar Planlandı'da bekler. Plansız denetim bir şey olduğu için yürütülmektedir; bu yüzden ekranı planlama ile başlatmayı tek adımda yapar — ikisinin arasında işe yarar bir an yoktur.

İkisi de aynı kayda dönüşür. Hangi yoldan geldiği saklanır; çünkü bir denetim programının yılı, ne kadarının planlı olduğuna göre farklı görünür.

Yaşam döngüsü

Taslak ──Planla──▶ Planlandı ──Başlat──▶ Devam Ediyor ──Sahayı tamamla──▶ Kapatma Onayı
   │                    │                                                   │        │
   │                    │                                         Kapat ────┘        └─── Kapat ve izle
   │                    │                                           │                           │
   └──İptal─────────────┴──İptal──▶ İptal Edildi                    ▼                           ▼
                                        │                        Kapalı  ◀──────────  İşlem Bekliyor
                                        └──Yeniden planla──▶ Planlandı       (son kayıt kapanınca)

Taslak

Denetim vardır ama henüz taahhüt edilmemiştir. Planla onu programlar; Başlat (plansız ekranda) doğrudan saha çalışmasına açar; İptal düşürür.

Planlandı

Programlanmıştır. Ekip, tarihler ve soru listesi hâlâ değiştirilebilir. Başlat saha çalışmasını başlatır.

İptal burada hâlâ vardır — henüz hiçbir şey kaydedilmemiştir.

Devam Ediyor

Denetim yürütülmektedir. Baş denetçide bunun için bir görev durur. Soru listesi burada cevaplanır ve bulgular burada yazılır.

not

İptal buradan sonra kaybolur. Artık kayıtta cevaplar ve başkalarının görebildiği bulgular vardır — bazılarına karşı düzeltici kayıtlar açılmış olabilir. Denetimi bırakmak, artık yalnızca denetçiye ait olmayan bir işi çöpe atmak olurdu.

Sahayı tamamla denetimi kapatma onayına gönderir.

Kapatma Onayı

Denetim sahada bitmiştir ve baş denetçi nasıl kapatacağına karar vermektedir. Yan yana, bu sırayla üç çıkış vardır:

• Kapat ve izle — saha çalışmasını kapatır ama denetimi, bulgularının istediği kayıtlar kapanana kadar açık tutar.
• Kapat — denetimi şimdi kapatır.
• Gerekçeli kapat — bulgular normalde denetimi tutacak olsa da denetimi yazılı bir gerekçeyle şimdi kapatır. Bkz. Gerekçeyle kapatma.

Kapat ile Kapat ve izle önce aynı şeyi yapar: bulguların beyan ettiği ve henüz açılmamış olan her şeyi açar. Fark yalnızca denetimin sonrasında onları bekleyip beklemediğidir.

Her iki çıkıştan önce bulgular denetlenir. Tipi düzeltici kayıt açmayı zorunlu kılan ama bunu beyan etmemiş bir bulgu denetimi durdurur — ve bulgular tablosu hangisinin, neden durdurduğunu yazar; denetçiyi tek satırlık bir redden tahmin yürütmeye bırakmaz.

Kapat'ı bir şey daha durdurur. Tipi kapanışı bloke eden bir bulgunun DİF'i ya da aksiyonu açık bırakılamaz — oysa Kapat, beyan edilen kayıtları açar ve aynı adımda onları geride bırakırdı. Bu durumda Kapat reddedilir: o kayıtları beklemek için Kapat ve izle'yi, onları geçerek kapatmak için Gerekçeli kapat'ı kullanın.

not

Bu statüye yalnızca butonla değil, sistem tarafından da geri dönülür. İşlem Bekliyor'a geçmiş bir denetim, kayıtlarının sonuncusu kapandığında buraya döner; böylece kapatan kişi, ilk seferkiyle aynı ekranda, aynı iki seçeneğe bakarak kapatır.

İşlem Bekliyor

Basılacak bir şey yoktur. Denetim, bulgularının açtırdığı kayıtları bekler — DİF modülündeki DİF'ler ve bulguların kendi altındaki aksiyonlar.

Bunların sonuncusu kapandığında denetim kendiliğinden Kapatma Onayı'na döner.

not

Denetim burada yalnızca gerçekten borçlu bir şey varken durur. Onay hiçbir şey açmadıysa — bulgular bir şey istemediği için — denetim, hiçbir görevin ve hiçbir kişinin asla kaldıramayacağı bir adımı beklemek yerine doğrudan Kapalı'ya yürür.

Kapalı

Bitmiştir. Kayıt okunabilir ve ondan başka bir şey beklenmez.

İptal Edildi

Saha çalışmasından önce düşürülmüştür. İptal edilen denetim silinmez — geldiği plan programın tarihçesinin bir parçasıdır — ve Yeniden planla, sonradan istendiği anlaşılırsa onu Planlandı'ya geri koyar.

Kayıt

Kimlik ve kapsam

• Kod — kod şablonundan üretilir veya yazılır.
• Ad.
• Program — denetimin ait olduğu kütük ve ona kimin dokunabileceğine karar veren şey.
• Denetim tipi — bkz. Denetim tipleri. Kategoriye (iç / dış / tedarikçi), bulguların neyi zorunlu kılabileceğine ve hangi soru listelerinin sunulacağına karar verir.
• Denetlenen organizasyon birimi — kimin denetlendiği. Burada yazılan bir bulgu varsayılan olarak bu birime sorulur.
• Plansız — plansız yoldan gelip gelmediği.

Tarihler

• Planlanan başlangıç / bitiş — ne zaman olması gerektiği. Planlanan bitiş, planlanan başlangıçtan önce olamaz; ekran bunu kaydederken değil, anlık olarak uygular.
• Fiili başlangıç / bitiş — yazılmaz, statü makinesi tarafından damgalanır.

Kişiler

• Baş denetçi — denetçi kütüğünde olmak zorundadır. Denetimin görevlerini taşır ve her adımda denetimin muhatabıdır.
• Ekip üyeleri — ekibin geri kalanı; her biri bu denetim için bir yetkinlik seviyesiyle. Bir üyenin soru listesini cevaplayıp cevaplayamayacağına kişi değil, o seviye karar verir.

Soru listesi

• Soru listesi şablonu — kullanılacak liste. Bkz. Puanlama.
• Şema — şablon seçildiğinde alınan, denetimin kendi soru kopyası.
• Cevaplar ve bunları kimin, ne zaman kaydettiği.
• Puan — alınan, azami ve yüzde. Cevaplardan sunucu tarafından hesaplanır; asla yazılmaz.

Ortaya çıkardıkları

• Bulgular — bkz. Bulgular.
• Kayıt sayıları — bu denetimin kaç DİF ve kaç aksiyon açtırdığı, bunların kaçının hâlâ açık olduğu. Her kayıtta yeniden hesaplanır; denetimin İşlem Bekliyor'dan ne zaman çıkabileceğini bilmesini sağlayan şey budur.
• Ek dosyalar — denetimin kendi evrakı: bildirim, açılış ve kapanış tutanakları. Denetim raporu ve kapanış özeti ek değildir; bkz. Denetim raporu.

not

Tek bir soruya ait kanıt, denetimin eki değildir. Soru listesi kendi dosya sorusunu taşır ve orada verilen dosya, ait olduğu cevapla birlikte kalır.

Denetim raporu

Rapor, denetimin kendisinden sistem tarafından üretilir — kimse onu yazmaz, kimse düzenleyemez.

• Taslak rapor — kapatma onaylanmadan önce yürütme sayfasında bulunur; denetim yeni bir tur için Kapatma Onayı'na döndüğünde yeniden sunulur. Raporu şu an okunacağı haliyle, üzerinde Taslak yazarak gösterir. Her istendiğinde yeniden üretilir ve saklanmaz.
• Denetim raporu — yayımlanmış rapor. Kapatma onaylandığı anda yayımlanır (Kapat, Kapat ve izle ya da Gerekçeli kapat) ve kendiliğinden değişmez: bir bulguda sonradan yapılan değişiklik ya da DİF modülünde kapanan bir kayıt ona geri yazılmaz. Denetim Kapatma Onayı'na dönüp yeniden onaylandığında — bu turda bulgu eklenmiş olabilir — rapor yeniden yayımlanır: yeni rapor öncekinin yerine geçer ve yayın tarihi o onayın tarihi olur.
• Kapanış özeti — her bulgunun akıbeti: açtırdığı her DİF ve aksiyon, kodu, sorumlusu, termini ve kapanış tarihiyle. Denetim Kapalı'ya ulaştığında üretilir; İşlem Bekliyor'da bekleyen bir denetim onu sonunda kapandığında alır. Gerekçeli kapatmada gerekçe de özette yazılıdır.

Raporda denetimin kimliği, programı, tipi ve denetlenen birimi, planlanan ve gerçekleşen tarihler, ekip ve rolleri, kapsam (denetim tipinin ve denetimin kendi ad ve açıklamasından alınır), skor ve kaç sorunun "uygulanamaz" cevaplandığı, tipe göre bulgu sayıları, bulguların kendisi, ilişkili kayıtlar — bulguların istediği her DİF ve aksiyon; başlığı, detayı, sorumlusu, termini ve durumuyla (taslakta beyan edilmiş olarak, onay açtıktan sonra koduyla) — ve ek olarak her soru, cevabı ve notuyla yer alır.

Yayımlanan iki doküman da ekler panelinden değil, denetim ekranından indirilir ve yalnızca denetimi programı altında görebilen biri tarafından. İkisi de Excel şablonlarından basılır — varsa denetim tipinin kendi şablonundan, yoksa modülün ayarlar ekranındaki şablondan, o da yoksa ürünle gelen şablondan; form no, revizyon ve logo şablonun parçasıdır. Bkz. Ayarlar.

not

Denetimdeki Rapor yayın tarihi, analizin denetimi gerçekleşmiş saydığı tarihtir.

Gerekçeyle kapatma

Bazen bir denetimin, bir bulgu normalde onu durduracakken kapatılması gerekir — örneğin düzeltici kayıt açmayı zorunlu kılan ama bunu beyan etmemiş bir bulgu. Gerekçeli kapat bunun içindir ve yalnızca Kapatma Onayı'nda bulunur.

Bir gerekçe ister (zorunlu), sonra denetimi hemen kapatır:

• sıradan bir kapatmayı durduracak bulgu denetimi uygulanmaz;
• bulguların beyan ettiği her şey, sıradan bir kapatmadaki gibi yine açılır;
• denetim İşlem Bekliyor'da beklemez — doğrudan Kapalı'ya geçer, açılan kayıtlar kendi akışlarında devam eder;
• gerekçe denetimin tarihçesinde saklanır, denetimin görüntüleme ekranında gösterilir ve kapanış özetinde basılır;
• işlem bitince, sıradan bir kapatmadaki gibi denetimi açtığınız yere dönersiniz.

Denetimi düzenlemekle aynı yetkiyi ister.

İlgili

• Denetim programları
• Puanlama
• Bulgular
• Analiz