Çevre Ana Formları

Ana form, çevre kayıtlarının açıldığı kayıt defteridir. Altındaki kayıtların kendi başlarına karar veremeyeceği üç şeyi belirler: nasıl numaralandırılacakları, kimin ne yapmaya yetkili olduğu ve hangi süreçleri kapsayabilecekleri.

Üçüncüsü, bir çevre ana formunu bir etiketten fazlası yapan şeydir. Süreçlerini adlandıran bir kayıt defterine eksiksiz olup olmadığı sorulabilir — ve "süreçlerimizin hangilerinin çevre kaydı yok" bir ISO 14001 denetiminin açılış sorusudur.

Alanlar

• Kod / Ad
  Kayıt defterinin kimliği.

• Kod şablonu
  Burada açılan kayıtları numaralandıran desen, örneğin CAF-{{counter}}. İsteğe bağlıdır.

• Kod şablonu düzenlenebilir
  Üretilen kodun bir kişi tarafından üzerine yazılıp yazılamayacağı.

• Sayaç başlangıç değeri / artış / genişlik / dolgu karakteri
  Sayacın nasıl davrandığı. Genişlik ve dolgu, 7'yi 00007 yapar.

• Aktif
  Yeni bir kayıt açılırken formun sunulup sunulmayacağını belirler.

• Yetkilendirmeler
  Yetki matrisi — aşağıya bakın.

• Bağlı süreçler
  Bu kayıt defterinin kapsadığı süreçler — aşağıya bakın.

Kod şablonu isteğe bağlıdır

Bir ana form üç şeyden birini yapabilir:

• Kod üretir — {{counter}} içeren bir şablon, düzenlenemez.
• Üzerine yazılabilen kod üretir — aynısı, kod şablonu düzenlenebilir ayarlanmış.
• Adlandırmayı kişiye bırakır — hiç şablon yok.

Şablon verilirse {{counter}} taşımak zorundadır ve içermeyen bir şablon kaydettiğinizde reddedilir. Sayaç olmadan form altındaki her kayda aynı kod verilirdi ve hata daha sonra, başka birinin kaydetmesinde gelirdi.

Kaydın kod alanı şablonu gösterir, sıradaki numaranın önizlemesini değil. Önizleme, başka birinin önce tüketebileceği bir kodu vaat ederdi; şablonu göstermek ayrıca sistemin "dokunulmamış" ile "elle yazılmış"ı ayırt etme biçimidir.

not

Sayaç ana form başına ilerler. Aynı şablon verilen iki form da bağımsız olarak 1'den başlar.

Yetki matrisi

Her satır, bu kayıt defteri içinde bir kimliğe bir dizi işlem yetkisi verir:

İşlem	İzin verdiği
Oluşturma	Burada yeni kayıt açma.
Görüntüleme	Bu kayıt defterindeki kayıtları okuma.
Güncelleme	Düzenlemeye açık bir kaydı düzenleme.
Revize etme	Yürürlükteki bir kayıtta yeni tur açma.
Silme	Bir kaydı kaldırma.
İptal	Bir kaydı devreden çıkarma veya bir revizyondan vazgeçme.
Geçmiş revizyonları görüntüleme	Bir zincirin önceki turlarını okuma.

Satırlar kullanıcıları, rolleri, kullanıcı gruplarını, pozisyonları ve organizasyon birimlerini kabul eder; böylece yetkilendirme bir isim listesini değil organizasyonu izler. Matris ana form üzerinde tutulur ve asla bir kayda kopyalanmaz — bir değişiklik, kayıt defterinin altındaki her şeyde anında etkili olur.

Hiçbir işlem yetkisi vermeyen bir satır reddedilir.

Bağlı süreçler

Çevre ana formunun kardeş modüllerin kayıt defterlerine kattığı şey budur.

Her satır, kayıt defterini bir iş sürecine bağlar. Kayıt formunun süreç seçicisi böylece o süreçlere daraltılır ve kapsam raporu, hangilerinin kaydı olmadığını sorabilir.

Bağ hakkında bilinmeye değer üç şey:

• Bağ bir revizyona değil, süreç zincirinedir. Bir sürecin revize edilmesi bağı koparmaz ve onu adlandıran kayıtları sahipsiz bırakmaz. Seçilmiş olan revizyon, yanında kanıt olarak tutulur.
• Süreç adı bağlandığı andaki hâliyle kopyalanır; böylece sonradan bir ad değişikliği kayıt defterini okunabilir bırakır.
• Süreç zinciri başına bir satır zorunludur — bir kayıt defteri aynı süreci iki kez adlandıramaz.

Seçici, kayıt düzeyindeki süreç izinlerine uyar

Süreçler tek tek yetkilendirilir; dolayısıyla seçici yalnızca sizin açmaya yetkili olduğunuz süreçleri gösterir, sistemdeki her yayımlanmış süreci değil.

Aynı filtre kaydetmede de çalışır; dolayısıyla doğrudan gönderilen bir süreç kimliği onu aşamaz. Bu, göründüğünden daha önemlidir: bu olmasa, bir kayıt defteri kurmak bir yöneticiye okuma hakkı olmayan süreçlerin adlarını sessizce gösterirdi.

ipucu

Süreçleri ana forma yalnızca kayıt defteri gerçekten onlardan sorumluysa bağlayın. Kapsam raporu bu listeyi payda olarak okur — fazla bağlamak, yararlı bir boşluk raporunu kimsenin değerlendirmeyi amaçlamadığı şeylerin kalıcı listesine dönüştürür.

Hızlı boyut girişi

Hızlı giriş, ana formu adlandırmayan bir adres üzerindeki aynı oluşturma ekranıdır; dolayısıyla form, adresin parçası olmak yerine ekrandaki bir alan olur.

Oluşturma yapabildiğiniz form sayısı	Hızlı giriş	Menüden varış
Birden fazla	Sıradan bir seçici, boş	Form listesi
Tam olarak bir	Alan dolu ve salt okunur gelir	Doğrudan o formun kayıtlarına
Hiç	Boş durum	Boş durum

Hızlı giriş oluşturma yetkisini sorar; menü kısayolu görüntüleme yetkisini. Üç formu okuyabilen ama hiçbirinde yazamayan biri form listesini ve boş bir hızlı giriş görür — bir tutarsızlık değil, beklenen sonuç.

Ana form oluşturmak

1. Çevre Yönetimi → Tanımlar → Ana Formlar'ı açın ve Yeni'yi seçin.
2. Kodu ve adı girin.
3. Kod şablonuna karar verin — ya da boş bırakıp kayıtları elle adlandırın.
4. Yetki matrisini kurun.
5. Bu kayıt defterinin kapsadığı süreçleri bağlayın.
6. Kaydedin.

ipucu

Departman başına değil, yönetim sistemi kapsamı başına bir ana form. Kayıt defterinin sınırı, ISO 14001 belgenizin tanımladığı sınırla örtüşmelidir; çünkü bir denetçinin içinde eksiksizliği göstermenizi isteyeceği sınır odur.