Ana içeriğe geç

Bilgilendirme Ayarları Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Bilgilendirme Ayarları, bir kaydın belirli bir Durum'a geçtiğinde, ilgili kişi veya gruplara otomatik olarak e-posta gönderilmesini sağlayan gelişmiş bir bildirim yönetimi bileşenidir. Sistem süreçlerinin daha etkin ve izlenebilir olması için, belirli durum değişikliklerinde kime, hangi mesajın, nasıl ve ne zaman gönderileceğini ayrıntılı şekilde tanımlamanıza imkan verir.

Temel Kullanım Senaryosu​

Bir kayıt (örneğin bir doküman ya da uygunsuzluk), tanımlı bir Durum'a geçtiğinde, Bilgilendirme Ayarları sayesinde;

  • Belirli kullanıcılara,
  • Rollere,
  • Ekip/ekiplere,
  • Organizasyon birimlerine,
  • Pozisyonlara,

otomatik bilgilendirme (e-posta) gönderimi yapılabilir.

⚠️ Dikkat​

Sistem tarafından gönderilen bildirimler, kullanıcının profilinde tanımlı olan e-posta adresleri üzerinden iletilir. Bu nedenle, e-posta adresinin güncel ve geçerli olduğundan emin olunmalıdır. Aksi halde önemli sistem bildirimleri kullanıcıya ulaşamayabilir.

Bilgilendirme Ayarları Tanımlama Adımları​

Aşağıda uygulama üzerinden bir Durum'a Bilgilendirme Ayarları ekleme süreci adım adım açıklanmıştır:

1. Durumar Ekranına Erişim:​

  • Sol menüden "Yönetim" altında "Fonksiyon Tasarım" sekmesine gidin.
  • İlgili kayıt türünü seçin ve satır aksiyonlarından "Durumlar" seçeneğine tıklayın.

2. Durum Düzenleme veya Oluşturma:​

  • Var olan bir Durum'u düzenleyebilir veya yeni bir Durum oluşturabilirsiniz.

3. Bilgilendirme Ayarları Ayarını Açma:​

  • Durum oluşturma/düzenleme ekranında, ilgili Durum'un üzerine tıklayın ve açılan panelde "Bildirim Ayarları" bölümüne gelin.

4. Yeni Bildirim Tanımı Ekleme:​

  • "Bildirim Ayarları" alanında "+ Yeni" buton ile yeni bildirim kuralı ekleyin.

5. Alanları Doldurma:​

  • Açılan formda; bildirim türü, şablon adı, alıcı(lar), öncelik, konu ve varsayılan dili seçin.

6. Kaydetme:​

  • Formu doldurduktan sonra kaydedin. Artık ilgili Durum'a geçişte tanımladığınız kişilere/ekiplere otomatik bildirim gönderilecektir.

Bilgilendirme Ayarları Temel Alanları​

Aşağıdaki tabloda, bir Bilgilendirme Ayarları tanımı oluşturulurken doldurulması gereken başlıca alanlar özetlenmiştir:
Zorunlu alanlar kalın olarak belirtilmiştir.

Alan AdıAçıklama
Mesaj ŞablonuGönderilecek mesajın içeriği için kullanılacak şablon adı. Önceden hazırlanmış şablonlar sayesinde tutarlı ve profesyonel bildirimler oluşturulur.
AlıcılarBildirimi kimlerin alacağını belirler. Kullanıcı, rol, pozisyon, organizasyon birimi ve kullanıcı grubunun yanı sıra kaydın üzerindeki bir alan veya düz bir e-posta adresi de seçilebilir — bkz. Alıcı ve Atanan Seçimi.
E-posta ÖnceliğiE-posta bildirimlerinin önem derecesini belirtir. Yüksek acil durumlar, Normal rutin bildirimler, Düşük ise daha az önemli bilgilendirmeler içindir.
KonuE-posta bildiriminin konu satırı. Alıcıların bildirimi hızlıca tanıyabilmesi için kısa ve açıklayıcı olmalıdır.
Varsayılan DilBildirim içeriğinin varsayılan dilini belirler. Çok dilli ortamlarda alıcının tercih ettiği dilde bildirim gönderilmesini sağlar (örn. tr, en-US).

ℹ️ Bilgilendirme​

Görev bildirimlerinin dili, öncelikle kullanıcının profilinde bir dil seçili ise bu dile göre belirlenir. Kullanıcıda bir dil seçilmemişse, görev ayarındaki dil dikkate alınır. Burada da bir dil seçilmemişse, sistemin varsayılan dil ayarı kullanılır.

💡 İpucu​

Bildirim alıcılarını doğrudan kullanıcılar yerine ekip, rol, pozisyon veya organizasyon birimi gibi dinamik gruplar üzerinden tanımlamak, uzun vadede kayıtların bakımını kolaylaştırır. Bu yöntem sayesinde, ilgili gruplara yeni kullanıcılar eklendiğinde, bu kişiler otomatik olarak bildirim alıcıları arasına dahil edilir. Böylece manuel güncellemeye gerek kalmadan bildirim süreçleri güncel ve sürdürülebilir bir şekilde yönetilebilir.

Örnek Kullanım Senaryoları​

  • Onay Süreci:
    Bir doküman “Onay Bekliyor” Durum'una geçtiğinde, ilgili onaylayana otomatik bildirim ve e-posta gönderilmesi.
  • Tamamlanma Bildirimi:
    Bir iş tamamlandığında, kayıt oluşturana ve ilgili ekibe işin tamamlandığına dair bildirim ulaştırılması.
  • Kritik Durum Uyarısı:
    Kayıt “Kritik Hata” Durum'una geçtiğinde, belirli bir kullanıcı grubuna yüksek öncelikli e-posta ile uyarı gönderilmesi.

Bilgilendirme Ayarları Basit Varlık Yapısı​

Aşağıda Bilgilendirme Ayarları’ın temel ilişkilerini gösteren sadeleştirilmiş bir ER diyagramı yer almaktadır: