Ana içeriğe geç

Görev Ayarları Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Görev Ayarları, bir kaydın belirli bir Durum'a geçtiğinde, sistemde otomatik olarak görev oluşturulmasını sağlayan bir yapılandırma alanıdır. Bu sayede iş süreçlerinde belirli adımlara ulaşıldığında ilgili kişilere görev atamak ve sürecin otomasyonunu kolaylaştırmak mümkündür.

Temel Kullanım Senaryosu​

Bir kayıt (örneğin bir doküman ya da uygunsuzluk), belirlenen bir Durum'a geçtiğinde Görev Ayarları sayesinde:

  • Belirli kullanıcılara,
  • Rollere,
  • Ekiplere,
  • Organizasyon birimlerine,
  • Pozisyonlara,

otomatik olarak görev oluşturulabilir ve atanabilir.

💡 İpucu​

Görev ataması için kullanıcı yerine ekip, rol, pozisyon veya organizasyon birimi seçmek, ileride bakım ve yönetimi kolaylaştırır. Çünkü ekibe veya role yeni >bir kişi eklendiğinde, bu kişiler otomatik olarak görev alıcıları arasına dahil olur.

ℹ️ Bilgilendirme​

Bir görev sistem kullanıcısına ait olmak zorundadır; bu nedenle düz bir e-posta adresi atanan olamaz. Bilgilendirme Ayarları'nda bu mümkündür — bkz. Alıcı ve Atanan Seçimi.

⚠️ Uyarı​

Sistem, manuel olarak girilen sabit e-posta adreslerine görev ataması yapmaz. Otomatik görev ataması yapılabilmesi için mutlaka sistemde tanımlı bir >organizasyon birimi, ekip, rol, pozisyon veya kullanıcı seçilmelidir.

Görev Ayarları Tanımlama Adımları​

Aşağıda uygulama üzerinden bir Durum'a Görev Ayarları ekleme süreci adım adım açıklanmıştır:

1. Durumlar Ekranına Erişim:​

  • Sol menüden "Yönetim" altında "Fonksiyon Tasarım" sekmesine gidin.
  • İlgili kayıt türünü seçin ve satır aksiyonlarından "Durumlar" seçeneğine tıklayın.

2. Durum Düzenleme veya Oluşturma:​

  • Var olan bir Durum'u düzenleyebilir veya yeni bir Durum oluşturabilirsiniz.

3. Görev Ayarları Ayarını Açma:​

  • Durum oluşturma/düzenleme ekranında, ilgili Durum'un üzerine tıklayın ve açılan panelde "Görev Ayarları" bölümüne gelin.

4. Yeni Görev Tanımı Ekleme:​

  • "Görev Ayarları" alanında "+ Yeni" butonu ile yeni görev tanımı ekleyin.

5. Alanları Doldurma:​

  • Açılan formda; görevin atanacağı kişi/ekip, açıklama, başlangıç durumu, süre ve dil gibi alanları doldurun.

6. Kaydetme:​

  • Formu doldurduktan sonra kaydedin. Artık ilgili Durum'a geçişte tanımladığınız kişilere/ekiplere otomatik görev atanacaktır.

Görev Ayarları Temel Alanları​

Aşağıdaki tabloda, bir Görev Ayarları tanımı oluşturulurken doldurulması gereken başlıca alanlar özetlenmiştir:
Zorunlu alanlar kalın olarak belirtilmiştir.

Alan AdıAçıklama
Atama SeçenekleriGörevin kime atanacağını belirler. Sabit bir kullanıcı, rol, pozisyon, organizasyon birimi veya kullanıcı grubu seçmenin ötesinde, görevi kaydın kendi üzerindeki bir alana da yönlendirebilirsiniz — bkz. Alıcı ve Atanan Seçimi.
Tanım Şablon AdıGörev açıklaması için kullanılacak şablon adı. Önceden tanımlanmış şablonlar sayesinde tutarlı ve standart görev açıklamaları oluşturulur. Ayrıca ilişkili kayıt ile ilgili bazı alan değerlerini açıklamada kullanmanıza olanak sağlar.
Oluşturma KuralıGörevin oluşturulup oluşturulmayacağına karar veren isteğe bağlı bir koşul. Boş bırakılırsa kayıt duruma her girdiğinde görev oluşturulur; doldurulursa yalnızca koşula uyan kayıtlar için oluşturulur.
Görev DurumuGörevin sistemdeki mevcut durumunu belirtir (örn. Beklemede, Atandı, Tamamlandı). Bu durum, görevin hangi durum ile oluşturulacağını gösterir.
Bilgilendirme mi?Oluşturulan görevin yalnızca bilgilendirme amaçlı olup olmadığını belirtir. Bilgilendirme görevleri genellikle onay veya aksiyon gerektirmez.
Tahmini SüreGörevin tamamlanması için öngörülen süre.
Varsayılan DİlGörev bildirimlerinin varsayılan dil kodu (örn. tr, en-US).

ℹ️ Bilgilendirme​

Görev bildirimlerinin dili, öncelikle kullanıcının profilinde bir dil seçili ise bu dile göre belirlenir. Kullanıcıda bir dil seçilmemişse, görev ayarındaki dil dikkate alınır. Burada da bir dil seçilmemişse, sistemin varsayılan dil ayarı kullanılır.

💡İpucu​

Bir Durum geçişinde birden fazla Görev Ayarı tanımı yapabilirsiniz veya bir görev tanımını birden fazla atama ayarı ile ilişkilendirebilirsiniz.

Örnek Kullanım Senaryoları​

  • Onay Görevi:
    Bir kayıt “Onay Bekliyor” Durum'una geçtiğinde, ilgili yöneticiye otomatik olarak onay görevi atanması.
  • Bilgi Talebi:
    Kayıt “Ek Bilgi Bekleniyor” Durum'una geçtiğinde, ilgili kullanıcı veya ekibe bilgi sağlama görevi atanması.
  • Takip Görevi:
    Kayıt kritik bir Durum'a geçtiğinde, belirli bir ekibe ya da role takip görevi oluşturulması.

Görev Ayarları Basit Varlık Yapısı​

Aşağıda Görev Ayarları’ın temel ilişkilerini gösteren sadeleştirilmiş bir ER diyagramı yer almaktadır: