Alıcı ve Atanan Seçimi
Hem Görev Ayarları hem de Bilgilendirme Ayarları aynı soruyu sorar: kim? İkisi de bu soruyu aynı seçici üzerinden yanıtlar — görev ayarında Atama Seçenekleri, bildirim ayarında Alıcılar.
Seçicideki sekmeler aynı şeyin farklı listeleri değildir. İçlerinden biri temelden farklı çalışır ve doğru seçimi yapmak, yapılandırmanızın bir yıl sonra da çalışıp çalışmayacağını belirler.
İki tür seçim
Sabit kimlikler
Kullanıcı, Rol, Pozisyon, Organizasyon Birimi ve Kullanıcı Grubu sekmeleri, bir listeden belirli bir kimlik seçmenizi sağlar. Seçim o kimlik olarak saklanır ve biri durumu yeniden düzenleyene kadar değişmez.
Bu, kişilerin sabit olduğu anlamına gelmez. Bir rol, pozisyon, organizasyon birimi veya kullanıcı grubu, görev ya da bildirim üretildiği anda güncel üyelerine çözümlenir — dolayısıyla önümüzdeki ay Kalite rolüne eklenen biri o işi otomatik olarak almaya başlar. Yapılandırmayı tek bir kişiye bağlayan tek seçim, bireysel Kullanıcı seçimidir.
Kaydın üzerindeki alanlar — Hiyerarşik sekmesi
Hiyerarşik sekmesi farklı olandır. Burada bir kimlik seçmez, kaydın kendi üzerindeki bir alanı seçersiniz — örneğin bir dokümanın Sahipleri, bir uygunsuzluğun Ekip Lideri veya bir riskin Sorumluları.
Yapılandırma anında hiçbir şey belirlenmez. Bir kayıt o duruma her ulaştığında sistem, o kayda ait alanı okur ve işi orada kim varsa ona yönlendirir.
Sabit kimlik → "her zaman Kalite Müdürü pozisyonu"
Hiyerarşik (alan) → "bu kaydın Ekip Lideri kimse o"
Tek bir durum yapılandırmasının, her birinin sorumlusu farklı olan binlerce kayda hizmet edebilmesini sağlayan şey budur.
Doğru kişi süreç adımına değil kayda bağlıysa Hiyerarşik sekmesini kullanın. "İptali dokümanın sahipleri onaylamalı" bir Hiyerarşik seçimdir; "Her iptali Kalite Müdürü onaylamalı" ise sabit bir seçimdir.
Sekmeler
| Sekme | Ne seçersiniz | Ne zaman çözümlenir |
|---|---|---|
| Hiyerarşik | Kayıt üzerinde bir veya daha çok kimlik tutan bir alan | Bir kayıt duruma her ulaştığında |
| Kullanıcı | Adı belli tek bir kişi | Yapılandırma anında sabitlenir |
| Rol | İşlevsel bir rol | İş üretildiğinde üyeler çözümlenir |
| Pozisyon | Organizasyon şemasında bir pozisyon | İş üretildiğinde pozisyonu tutan çözümlenir |
| Organizasyon Birimi | Bir departman veya saha | İş üretildiğinde üyeler çözümlenir |
| Kullanıcı Grubu | Elle yönetilen bir kişi kümesi | İş üretildiğinde üyeler çözümlenir |
| E-posta | Düz bir e-posta adresi | Yalnızca bildirimlerde — aşağıya bakın |
Tek bir yapılandırmada birden çok sekmeden girdi birleştirebilirsiniz.
E-posta sekmesi
E-posta sekmesi yalnızca Bilgilendirme Ayarları'nda görünür. Görev Ayarları'nda bilinçli olarak yer almaz.
Bildirim bir mesajdır — gelen kutusu olan her şey alabilir. Görev ise birinin sahiplendiği, tamamladığı ve üzerinden ölçüldüğü bir iş birimidir. Bir sistem kullanıcısına ait olmak zorundadır ve bir e-posta adresi görev sahiplenemez. Sekmenin birinde sunulup diğerinde sunulmamasının nedeni budur.
Sekme iki farklı ihtiyacı karşılar:
Sabit bir adres. Elle bir adres yazın — kalite@sirketiniz.com, ortak bir posta kutusu veya bir dağıtım listesi. Alıcı bir kişi değil bir işlev olduğunda kullanışlıdır.
Kayıtta tutulan bir adres. E-posta adresi tutan bir alanı seçin. Bu seçenek, hiç kullanıcı hesabı olmayan kişiler için vardır — örneğin herkese açık bir portal üzerinden talep gönderen dış bir kullanıcının kayıtta adresi vardır ama sistemde kimliği yoktur. Bu olmadan o kişiye geri dönüş yapmanın yolu yoktur.
Burada tanımlanan bir adres yalnızca e-posta alır, başka hiçbir şey almaz. Görev üretmez, uygulama içi bildirim üretmez ve bir şeyi okuduğuna dair kayıt bırakmaz. Belirli bir kişinin bir şeyi teyit ettiğine dair kanıta ihtiyacınız varsa o kişinin kullanıcı hesabı ve görevi olmalıdır.
Hiyerarşik sekmesinde ne görünür
Sekme, kaydın kimlik tutabilen alanlarından oluşan bir ağaç gösterir. Her alan görünmez — yalnızca ürünün atanabilir olarak işaretlediği alanlar listelenir.
Beklediğiniz bir alanı bulamıyorsanız, okunabilir bir etiket yerine EntityProperty:QDM:Document:Owners gibi ham teknik bir anahtar gösteren bir satır olup olmadığına bakın. Bu, alanın kullanılabilir olduğu ancak etiketinin henüz çevrilmediği anlamına gelir; etrafından dolaşmak yerine bildirin.
Sık yapılan hatalar
Adı belli tek bir kullanıcıya atamak. Yapılandırma, o kişi rol değiştirene, izne çıkana veya işten ayrılana kadar doğru çalışır — sonra işi sessizce onu yapmayacak birine yönlendirir. Pozisyon veya rol tercih edin.
Kayda bağlı olmayan bir şey için Hiyerarşik kullanmak. Her kayıt aynı onaylayana gidiyorsa, sabit bir kimlik hem daha anlaşılır hem de denetlenmesi daha kolaydır.
Alıcı listesini boş bırakmak. Boş bir yapılandırma hata vermez — sessizce hiç iş üretmez. Bir durum kimseye sorulmadan geçiliyor gibi görünüyorsa, atama seçeneklerinde gerçekten satır olup olmadığını kontrol edin.
E-posta alıcısının bir şeyi tamamlamasını beklemek. Yukarıdaki uyarıya bakın. E-posta tek yönlüdür.