Uygunsuzluk Kayıtları

Uygunsuzluk, DİF modülünün merkezindeki kayıttır. Sorunu tespit edildiği andan resmî olarak kapatıldığı ana kadar taşır; modüldeki diğer her şey — kök nedenler, aksiyonlar, ilerleme raporları — buna bağlıdır.

Kaydın kodu otomatik üretilir ve kayıt oluştuktan sonra salt okunur hale gelir. Diğer tüm sistemlerde uygunsuzluğa kodu üzerinden atıfta bulunun; sabit tanımlayıcı budur.

Temel alanlar

• Kod — otomatik üretilir. Oluşturmadan sonra salt okunur.
• Ad — sorunun kısa başlığı.
• Tip — Düzeltici, Önleyici veya İyileştirme. Bkz. DİF Nedir?.
• Kaynak — kaydın nereden geldiği. Uygunsuzluk kaynağı listesinden seçilir.
• Kategoriler — kaydı sınıflandıran bir veya daha fazla kategori. Çoklu seçim.
• Tespit organizasyon birimi — sorunun bulunduğu yer.
• Sorumlu organizasyon birimi — çözümünden sorumlu olan yer.
• Ekip lideri — kaydı yaşam döngüsü boyunca yürütmekten sorumlu kişi.

Ekip

Alan	Amacı
Ekip lideri	Kaydı yürütür. Aşama görevlerini alır.
Ekip üyeleri	Kaydı liderle birlikte yürüten kişiler. İlerleme raporlarını kaydedebilirler.
Bilgilendirilecekler	Bildirim hedefleri. Haberdar edilirler ancak görevleri olmaz.

uyarı

Bir kaydın kategorisini değiştirmek mevcut aşama görevlerini iptal eder ve ekip liderine ve ekip üyelerine yenilerini atar. Bu bilinçlidir — yeniden kategorize edilen bir kayıt farklı bir ekibe ait olabilir — ancak devam eden bir kaydın açık görevlerini kısa süreliğine kaybetmesi anlamına gelir.

Alt kayıtlar

Bir uygunsuzluk, kendi sekmeleri olarak görünen çeşitli koleksiyonlar taşır:

Koleksiyon	Açıklama
İlerleme raporları	Her tur için bir tane. Şu ana kadar bilinenleri kaydeder ve kök neden analizi ile kapanış raporunun gerekip gerekmediğine karar verir.
Kök nedenler	Analizin bulguları. Bkz. Kök Neden Analizi.
Aksiyonlar	Düzeltici/önleyici işin kendisi; her biri kendi durum makinesine sahiptir. Bkz. Aksiyonlar.
Kapanış ilerleme raporları	Her tur için bir tane. Gerçekte ne yapıldığını ve sonucu kaydeder.
Ekler	Kanıt — fotoğraflar, ölçümler, yazışmalar.

İlerleme raporları ve kapanış ilerleme raporları çok turludur: kayıt o aşamaya her yeniden girdiğinde tur numarası artırılarak yeni bir tur açılır ve önceki turlar geçmiş olarak görünür kalır.

Modüller arası bağlantılar

Bir uygunsuzluk, diğer modüllerdeki kayıtlara — en yaygın olarak bir müşteri şikayetine — bağlanabilir. Bağlantı DİF tarafında saklanır ve her iki kayıttan da görülebilir.

Bu ilişki bir davranışı da tetikler: bir şikayete bağlı uygunsuzluk kapatıldığında şikayet bilgilendirilir ve kendi kapanış aşamasını otomatik olarak ilerletebilir.

Uygunsuzluk oluşturma

1. DİF → Uygunsuzluklar ekranını açın ve Yeni'yi seçin.
2. Tipi ve kaynağı seçin.
3. Adı ve gözlemlenenin açıklamasını yazın.
4. Kategorileri, tespit ve sorumlu organizasyon birimlerini seçin.
5. Bir ekip lideri, ekip üyeleri ve bilgilendirilecekler atayın.
6. Kanıtları ekleyin.
7. Taslak olarak kaydedin, ardından açılış onayına gönderin.

ipucu

Aynı olsalar bile tespit ve sorumlu organizasyon birimlerini doğru doldurun. Modülün raporlamasının "sorunlar nerede bulunuyor" ile "sorunlar nerede doğuyor" sorularını ayırt edebilmesini sağlayan şey budur — bunlar birbirinden çok farklı iki yönetim sorusudur.