Dokümanlar
Doküman, kontrollü kaydın kendisidir. Bir klasörde yaşar, o klasörün kurallarını miras alır, her dil için bir dosya taşır ve geçerli hale gelmeden önce yaşam döngüsünü tamamlar.
Hiç yayınlanmamış bir dokümanın geçerli içeriği yoktur. Okuyucuların yayın öncesinde gördüğü şey, ham yüklenmiş şablondur; tamamlanmış doküman değildir.
Temel alanlar
- Kod — klasörün numara şablonundan üretilir. Kayıt oluştuktan sonra kod salt okunur hale gelir.
- Ad — doküman başlığı.
- Doküman klasörü — hangi kuralların geçerli olacağını belirler. Zorunludur.
- Doküman tipi — klasörün izin verdiği tiplerden biri olmalıdır.
- Doküman kategorisi — Doküman veya Form. Oluştururken seçilir ve sonradan değiştirilemez.
- Form kullanım tipleri — yalnızca kategori Form olduğunda zorunludur; formun nerede kullanıldığını tanımlar.
- Şablon — klasör şablon zorunlu kıldığında kullanılacak doküman şablonu.
- Hazırlayan / Hazırlama tarihi — varsayılan olarak mevcut kullanıcının pozisyonu ve güncel tarih gelir.
- Revizyon numarası, revizyon nedeni, revizyon açıklaması — bkz. Revizyonlar.
- Yayın tarihi — doküman ilk kez geçerli olduğunda otomatik damgalanır.
Sorumluluklar
| Alan | Anlamı |
|---|---|
| Sahipler | Dokümandan sorumlu kimlikler. İptal taleplerini onaylarlar ve doğrudan revizyon açabilirler. |
| Kontrolörler | Yaşam döngüsünün kontrol aşamasında görev alırlar ve revizyon taleplerini onaylayan yetkili taraftır. |
| Sorumlu organizasyonlar | İçerikten sorumlu organizasyon birimleri. |
Sorumluluklar yalnızca kişileri değil; kullanıcıları, rolleri, kullanıcı gruplarını, pozisyonları ve organizasyon birimlerini kabul eder.
Dil dosyaları
Doküman içeriği dil bazında saklanır. Her dil satırı kendi dosyasını taşır; böylece bir prosedür, tek bir kontrollü kayıt ve tek bir revizyon numarası altında hem Türkçe hem İngilizce var olabilir.
Bir okuyucu dokümanı açtığında sistem dili şu sırayla çözümler:
- Açıkça istenen dil.
- Okuyucunun arayüz dili.
- O dilin üst dili.
- Sistem varsayılan dili.
Yer tutucu doldurma
Yüklenen dosya {{Token}} biçiminde yer tutucular içerebilir — örneğin doküman kodu, revizyon numarası veya onaylayan adları. Doküman ilk kez yayınlandığında sistem, her yer tutucunun o revizyonun gerçek değerleriyle değiştirildiği işlenmiş bir kopya üretir. Orijinal yüklenen dosya değiştirilmeden saklanır; böylece bir sonraki revizyon kendi ham kaynağından temiz biçimde yeniden işlenir.
Yayın sonrası işlemler — yer tutucu doldurma, PDF dönüşümü, görev oluşturma ve önceki revizyonun pasife alınması — arka planda çalışır. Son onaydan hemen sonraki kısa bir süre boyunca yayınlanmış dosya hâlâ işlenmemiş kaynak olabilir. Bu beklenen bir durumdur ve kendiliğinden düzelir.
Referans dokümanlar
Referans dokümanlar, bu dokümanı bağımlı olduğu diğer dokümanlara bağlar. İlişki her iki taraftan da görünür. Ayrıca otomatik bir davranışı tetikler: referans verilen bir doküman iptal edilirse, sistem ona referans veren her aktif doküman için bir revizyon talebi açar; böylece bağımlılık sessizce kırılmaz.
Ekler
Ekler, kontrollü içerik olmayan yardımcı dosyalardır — toplantı notları, kaynak veriler, yazışmalar. Bir sonraki revizyona taşınıp taşınmayacakları klasörün ekler taşınır bayrağına bağlıdır.
Doküman oluşturma
- Doküman Yönetimi → Dokümanlar ekranını açın ve Yeni'yi seçin.
- Doküman klasörünü seçin. Klasörün kuralları, matrisleri ve izin verilen tipleri anında yüklenir.
- Doküman kategorisini seçin — dikkatli olun, bu sonradan değiştirilemez.
- Ad, doküman tipi ve form ise form kullanım tiplerini doldurun.
- Sahipleri, kontrolörleri ve sorumlu organizasyonları atayın.
- Her dil için bir dosya yükleyin.
- Gerekirse referans doküman ve ek ekleyin.
- Taslak olarak kaydedin, hazır olduğunuzda yaşam döngüsüne gönderin.
Göndermeden önce dokümandaki miras alınan matrisleri kontrol edin. Bunlar oluşturma anında klasörden kopyalanmıştır; klasörün matrisleri sonradan değiştiyse bu doküman hâlâ eski kopyayı taşır.