Ana içeriğe geç

Periyodik Gözden Geçirme

Gözden geçirme, bir dokümanın yayınlandıktan sonra planlı olarak yeniden incelenmesidir. Amacı, dokümanların sessizce eskimesini engellemektir: tanımlı bir döngüde birine, dokümanın hâlâ doğru olup olmadığı sorulur.

Gözden geçirme, görüş aşamasıyla aynı şey değildir. Görüş, yayın öncesinde gerçekleşir ve dokümanı onaya taşımanın parçasıdır. Gözden geçirme, yayın sonrasında gerçekleşir ve dokümanı güncel tutmanın parçasıdır.

Gözden geçirmeyi aktifleştirme​

Gözden geçirme iki yerde yapılandırılır:

  1. Doküman klasöründe — o daldaki dokümanlar için gözden geçirme periyodu ve varsayılan sorumlular.
  2. Dokümanın kendisinde — bir gözden geçirme aktif anahtarı, ay cinsinden gözden geçirme periyodu ve bunlardan hesaplanan son gözden geçirme tarihi ile sonraki gözden geçirme tarihi.

İlk gözden geçirme tarihi, doküman ilk yayınlandığında otomatik olarak hesaplanır.

Gözden geçirme döngüsü​

AlanAnlamı
Planlanan tarihGözden geçirmenin ne zaman yapılması gerektiği.
SorumlularGözden geçirmeyi yapması istenen kimlikler.
AçıklamaGözden geçirenin bulguları.
Tamamlayan / Tamamlanma tarihiGözden geçirme kapatıldığında damgalanır.

Yinelenen bir arka plan işi, sonraki gözden geçirme tarihi gelmiş dokümanları tarar, her biri için bir gözden geçirme döngüsü açar ve sorumlulara görev oluşturur.

Gözden geçirmeyi tamamlama​

  1. Görev kutunuzdan gözden geçirme görevini açın.
  2. Dokümanı okuyun ve bulgunuzu açıklama alanına yazın.
  3. Gözden geçirmeyi tamamlayın.

Sistem tamamlanmayı damgalar, son gözden geçirme tarihini günceller ve periyottan bir sonrakini hesaplar.

Doküman değişmesi gerekiyorsa​

Gözden geçirmeyi tamamlamak dokümanı değiştirmez. İnceleme sonucunda içeriğin yanlış veya güncelliğini yitirmiş olduğu görülürse bir revizyon açın — gözden geçirme kaydı, revizyonun neden açıldığını belgeler.

Gözden geçirme döngüleri ne zaman iptal edilir​

Aktif gözden geçirme döngüleri, içinde bulundukları klasör pasife alındığında otomatik olarak iptal edilir. Böylece ağacın bir dalını pasife almak, içindeki dokümanların gözden geçirme yapılandırmasını kaybetmeden görev üretmeyi durdurur.

ipucu

Gözden geçirme periyodunu denetim takviminden değil, dokümanın gerçek değişim hızından belirleyin. Üç yılda bir değişen bir prosedür, altı ayda bir gözden geçirilerek daha doğru hale gelmez — yalnızca gözden geçirenlere görevi okumadan geçmeyi öğretir.