Doküman Yaşam Döngüsü

Bir doküman yüklendiği için değil, yaşam döngüsünü tamamladığı için geçerlidir. Sistem bu döngüyü bir durum makinesi olarak yürütür ve her geçişi kaydeder; böylece onay geçmişi hafızadan yeniden kurulan değil, denetlenebilir bir kayıttır.

Her aşama, sorumlu kimlikler için görev oluşturur. Bir doküman üzerinde işlem yapmak için kaydı doğrudan düzenlemez, görevinizi kullanırsınız.

Akış

Aşama	Kim işlem yapar	Ne olur
Taslak	Sahip	Doküman düzenlenebilir. Hiçbir şey dağıtılmaz, hiçbir okuyucu bunu geçerli olarak görmez.
Görüş	Matristeki görüş verenler	Gözden geçirenler görüş bildirir. Bu bir danışma aşamasıdır — hiçbir şeyi onaylamaz.
Kontrol	Kontrolörler	Teknik/biçimsel denetim. Herhangi bir kontrolörün işlemi aşamayı ilerletir; kontrolörler arasında sıra yoktur.
Onay	Onay matrisindeki onaylayanlar	Adımlı ve sıralı — aşağıya bakın.
Yayında	—	Doküman geçerli sürüm olur. Dağıtım, kontrollü kopya görevleri ve gözden geçirme döngüsü burada başlar.
İptal	Sahip, iptal talebi üzerinden	Doküman geçerliliğini yitirir.

Klasör onaysız olarak işaretliyse onay aşaması tamamen atlanır.

Sıralı onay

Onay matrisi adımlar halinde düzenlenir ve onay kapılıdır:

• Yalnızca içinde bulunulan adımdaki onaylayanlar görev alır.
• Sonraki adımın açılması için o adımdaki her onaylayanın onaylaması gerekir.
• Doküman ancak son adımın son onaylayanı onayladıktan sonra yayınlanır.

Kontrolde veya onayda verilen bir ret, dokümanı ret nedeniyle birlikte taslağa geri gönderir.

Yayınlandığında ne olur

Yayın, bir durum değişikliğinden fazlasıdır. Doküman yayın durumuna geçtiğinde sistem:

1. Yayın tarihini damgalar.
2. Her dil dosyasındaki {{Token}} yer tutucularını doldurur ve her birinin PDF karşılığını üretir.
3. Dağıtım matrisi için okuma görevlerini oluşturur.
4. Dağıtım hedeflerine okuma yetkisi verir.
5. Her dağıtım noktası için bir kontrollü kopya görevi oluşturur.
6. Gözden geçirme aktifse ilk gözden geçirme tarihini hesaplar.
7. Aynı zincirdeki önceki revizyonu pasife alır; böylece aynı anda tek bir revizyon geçerli olur.

not

2 ile 7 arasındaki adımlar arka plan işi olarak çalışır. Yayın tarihi anında görünür; geri kalanı, çok dilli bir dokümanda birkaç saniye sürebilir.

Onay geçmişi

Akıştaki her işlem — görüş bildirildi, kontrol edildi, onaylandı, kontrolde reddedildi, onayda reddedildi — atanan role değil, gerçekten işlemi yapan kişiye karşı dokümanın etkinlik günlüğüne yazılır. Vekâleti izlenebilir kılan şey budur: bir görev pozisyona atanmış ve belirli bir kişi işlem yapmışsa, günlükte o kişi görünür.

Geçmiş, dokümanın görüntüleme sayfasında görülebilir ve yer tutucu token'ları aracılığıyla doküman içeriğine de gömülebilir.

Doküman iptali

Yayınlanmış bir doküman iptal talebi üzerinden iptal edilir:

1. Herhangi bir kullanıcı, doküman görüntüleme sayfasından iptal nedeni belirterek talep açar.
2. Dokümanın sahipleri onay görevi alır.
3. Onaylandığında doküman doğrudan iptal durumuna geçer ve sistem, ona referans veren diğer her aktif doküman için otomatik olarak bir revizyon talebi açar.
4. Aynı doküman için açık olan diğer iptal talepleri otomatik iptal edilir.

Aynı doküman için aynı anda birden çok iptal talebi açık olabilir; ilk onay konuyu sonuçlandırır.