Ana içeriğe geç

Dağıtım ve Kontrollü Kopyalar

Bir dokümanı yayınlamak işin yalnızca yarısıdır — ondan çalışan kişilerin dokümanı gerçekten alması gerekir. QDMS Now bunu ikiye ayırır: elektronik okuyuculuğu yöneten dağıtım ve fiziksel baskıları izleyen kontrollü kopyalar.

Dağıtım​

Dağıtım matrisi, bir dokümandan haberdar olması gereken kimlikleri listeler. Doküman yayınlandığında sistem:

  1. Her dağıtım hedefine doküman üzerinde okuma yetkisi verir.
  2. Her hedef için bir okuma görevi oluşturur.

Okuma onayı​

Okuma görevinin nasıl kapandığı, klasörün okuma onayı zorunlu bayrağına bağlıdır:

BayrakDavranış
KapalıDokümanı açmak okuyucunun görevini otomatik olarak kapatır.
AçıkDokümanı açmak yeterli değildir. Okuyucunun okuduğunu açıkça onaylaması gerekir; onaylayana kadar görev açık kalır.

Okuma onayını, belirli bir kişinin belirli bir revizyonu teyit ettiğine dair kanıta ihtiyaç duyduğunuz yerlerde kullanın — iş güvenliği talimatları, değişen prosedürler, mevzuat duyuruları.

Kontrollü kopyalar​

Kontrollü kopya, bilinen bir lokasyona verilen numaralı fiziksel baskıdır. Bunları izlemenin amacı geri toplamadır: yeni bir revizyon yayınlandığında eski kâğıdı bulup imha edebilmeniz gerekir.

Yapılandırma​

Klasörde tanımlanıp dokümana miras kalan kontrollü kopya matrisi, her dağıtım noktası için bir satır listeler:

  • Dağıtım lokasyonu — fiziksel kopyanın bulunduğu yer. Bkz. Dağıtım Lokasyonları.
  • Kopya numarası — basılı kopyanın üzerine yazılan numara. Bir doküman içinde kopya numaraları benzersiz olmalıdır.
  • Sorumlular — o lokasyondaki sorumlu kimlikler.

Kontrollü kopya görevleri​

Doküman yayınlandığında sistem her matris satırı için bir görev oluşturur — doküman başına bir görev değil. Böylece her dağıtım noktası kendi bağımsız akışını yürütür:

  1. Beklemede — sorumlunun kontrollü kopyayı basması gerekir.
  2. Basıldı — baskı kaydedilmiştir. Her kontrollü baskı, revizyon numarasıyla birlikte ayrı ayrı günlüğe yazılır.
  3. Tamamlandı — sorumlu, kopyanın yerine konduğunu onaylar.

Bilinmesi gereken iki kural var:

  • Basmadan onaylayamazsınız. Göreve karşı en az bir baskı kaydedilmeden onay işlemi engellenir.
  • İlk işlem yapan sorumlu kazanır. Bir lokasyonda birden fazla sorumlu varsa, ilk işlem yapan görevi tamamlar; diğerlerinin görev kopyaları iptal edilir.

Hatırlatmalar​

Bir görev basıldı durumunda onaylanmadan beklerse, sorumlulara hatırlatma e-postası gönderilir. Hem ilk gecikme hem de tekrar aralığı modülün doküman ayarlarından yapılandırılabilir — varsayılan olarak ilk hatırlatma 3 gün sonra gider ve günlük tekrarlanır.

Yeni revizyon yayınlandığında​

Yeni bir revizyonun yayınlanması, eski revizyonun hâlâ açık olan kontrollü kopya görevlerini iptal eder ve sorumlularına eski fiziksel kopyayı imha etmelerini bildiren bir e-posta gönderir. Kontrollü kopyaları izlemeye değer kılan geri toplama mekanizması budur.

ipucu

Kontrollü kopya matrisini küçük ve gerçekçi tutun. Her satır, adı belirli bir kişi için her revizyonda tekrar eden bir yükümlülüktür — "olur da lazım olur" diye eklenen satırlar kalıcı olarak geciken görevlere dönüşür.