Bu Kılavuzun Amacı
Bu kılavuz, QDMS Now'ın Doküman Yönetimi modülünü onu kullanan kişilerin gözünden anlatır: doküman sahipleri, kontrolörler, onaylayanlar, kalite yöneticileri ve okuyucular.
Her ekranın ne işe yaradığını, sistemin sizin adınıza neleri yaptığını ve hangi kararların yapılandırmadan sonra değil önce verilmesi gerektiğini açıklar.
Bu kılavuz kimin için
| Rol | Önce okunacak |
|---|---|
| Kalite yöneticisi / sistem yöneticisi | Doküman Klasörleri — klasör ağacı ve matrisleri neredeyse her şeyi belirler. |
| Doküman sahibi | Dokümanlar ve Yaşam Döngüsü. |
| Kontrolör / onaylayan | Yaşam Döngüsü — görevinizin anlamı ve onayladığınızda ne olduğu. |
| Okuyucu | Görüntüleme ve Yazdırma — bir dokümanı bulma, okuma, okuduğunu onaylama ve yazdırma. |
Kılavuzun düzeni
- Başlangıç — kavramlar ve ön koşullar.
- Doküman Klasörleri — ağaç, miras alma ve beş matris.
- Dokümanlar — kaydın kendisi, alanları, dosyaları ve sorumlulukları.
- Yaşam Döngüsü — durumlar, her aşamada kimin ne yaptığı ve sistemin oluşturduğu görevler.
- Revizyonlar ve Gözden Geçirme — yayınlanmış bir dokümanın nasıl değiştiği ve güncel tutulduğu.
- Dağıtım ve Kontrollü Kopyalar — okuyucuları bilgilendirme ve fiziksel baskıları izleme.
- Görüntüleme ve Yazdırma — okuyucu tarafı.
- Tanımlar — modülün bağlı olduğu listeler.
Kullanılan kurallar
- Alan adları, ekranda göründükleri biçimde kalın yazılır.
- Sık yapılan bir hatayı önleyen notlar uyarı kutusu olarak verilir.
- Sistemin otomatik yaptığı işler — görev oluşturma, kardeş görevleri iptal etme, filigran basma — açıkça belirtilir; çünkü yeni kullanıcıları en çok şaşırtan kısımlar bunlardır.
not
Ekranlar yapılandırılabilir. Kurumunuz Fonksiyon Tasarımı üzerinden alan gizlemiş, etiket değiştirmiş veya özel alan eklemiş olabilir. Burada anlatılan bir alanı göremiyorsanız, büyük ihtimalle üründen kaldırılmamış, sizin rolünüz için gizlenmiştir.